Whistleblowing und Hinweisgeberschutz: Was Franchiseunternehmen wissen müssen

Franchiseunternehmen stehen vor besonderen Compliance-Anforderungen. Erfahren Sie, wie Sie sich und Ihre Franchisenehmer schützen können.

Matthias Erler

Auf einen Blick

Auf der ganzen Welt sind Unternehmen mit einem zunehmenden Regulierungsdruck und wachsenden Compliance-Anforderungen konfrontiert. Das jüngste Beispiel ist die EU-Whistleblowing-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern, die Unternehmen weitreichende Verpflichtungen auferlegt: Insbesondere Franchise-Ketten müssen nun ein Compliance Management System für mehrere Standorte in verschiedenen Ländern aufbauen. Doch welche spezifischen Anforderungen müssen Franchiseunternehmen erfüllen? Wie schützen sie sich am besten und was müssen sie bei der Einführung eines Hinweisgebersystems beachten?

Die EU-Whistleblowing-Richtlinie verpflichtet Unternehmen ab 50 Beschäftigten dazu, ein Hinweisgebersystem einzurichten, über die Mitarbeiter und sogar externe Parteien mutmaßliches Fehlverhalten melden können. Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern müssen bereits ab Dezember 2021 Maßnahmen ergreifen, für kleinere Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern läuft die Frist noch bis Ende 2023.

Anforderungen an ein Hinweisgebersystem

Während Franchiseunternehmen in der Regel bereits über ein Compliance Management System verfügen, benötigen Franchisenehmer Unterstützung in Form einer fertigen Plug-and-Play-Lösung. Eine geeignete Whistleblowing Software sollte mit geringem Aufwand für alle Franchisenehmer und Standorte anpassbar und skalierbar sein. Darüber hinaus sollte sie idealerweise strenge Datenschutzanforderungen erfüllen, anonyme Meldungen ermöglichen und von jedem Land aus und zu jeder Zeit erreichbar sein.

Die Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems

Digitale Hinweisgebersysteme haben sich mittlerweile als Best Practice etabliert. Sie lassen sich leicht an die Größe des Unternehmens und an verschiedene Sprachen anpassen, was für international tätige Unternehmen ein klarer Vorteil ist.

Digitale Lösungen eignen sich für kleine und mittlere Franchisenehmer ebenso gut wie für große Konzerne oder Franchiseunternehmen. Eine gute digitale Whistleblowing Software kann zudem in einfacher Sprache aufgesetzt werden, um eine bessere Zugänglichkeit zu gewährleisten und Menschen mit Behinderungen oder begrenzten Sprachkenntnissen gerecht zu werden.

Franchisenehmer haben oft eine hohe Mitarbeiterfluktuation. Außerdem haben die Beschäftigten in der Regel keinen normalen Zugang zu einem Büro, da sie beispielsweise hinter einem Ladentisch arbeiten. Ein digitales Meldesystem, z. B. eine Smartphone-App, die auch eine mobile Fallbearbeitung oder Weiterleitung ermöglicht, ist somit besonders gut geeignet.

Warum dieselbe digitale Lösung für alle Franchisenehmer?

Für Franchisenehmer gestaltet sich die Auswahl, Implementierung und Kommunikation des richtigen Hinweisgebersystems aufgrund mangelnder Ressourcen und Erfahrung möglicherweise schwierig. Franchiseunternehmen können daher davon profitieren, wenn sie ihren Partnern und Franchisenehmern eine digitale und rechtskonforme End-to-End-Lösung aus einer Hand anbieten oder empfehlen, denn:

Was Sie über Whistleblowing-Policies wissen müssen

Die EU-Whistleblowing-Richtlinie verlangt nicht nur, dass Unternehmen Meldekanäle einrichten, sondern auch, dass sie eine Whistleblowing-Policy entwickeln. Doch wie können Sie Ihre Partner dabei am besten unterstützen? Wenn möglich, erstellen Sie eine einheitliche Policy, die sich an den strengsten gesetzlichen Vorgaben orientiert und als Vorlage für Ihre Franchisenehmer dient. Die Policy muss Folgendes enthalten:

Stellen Sie sicher, dass Ihre oberste und mittlere Führungsebene zu den wichtigsten Informationen über Whistleblowing geschult werden, um sicherzustellen, dass sie hinter der Umsetzung des Systems stehen. Dies fördert eine offene Gesprächskultur im Unternehmen und stellt sicher, dass das Hinweisgebersystem auch als Frühwarnsystem funktioniert.

Was nicht unter Whistleblowing fällt

Berichte über persönliche Missstände wie Belästigung oder Mobbing, fallen in der Regel nicht unter die Rechtsvorschriften zum Schutz von Hinweisgebern. Organisationen sollten daher formelle Beschwerdeverfahren für solche Angelegenheiten einrichten, die von ihren Hinweisgeberprozessen getrennt behandelt werden.

Einen ausführlichen Leitfaden für die Erstellung einer Whistleblowing-Policy finden Sie hier.

Vorteile einer anonymen Meldung

Die neue EU-Whistleblowing-Richtlinie legt nicht fest, wie Unternehmen mit anonymen Meldungen umgehen sollen. Allerdings verpflichtet die Richtlinie Unternehmen dazu, die Identität des Hinweisgebers vertraulich zu behandeln (und droht bei Nichteinhaltung Sanktionen an). Unternehmen können diese Anforderung nur mit einer digitalen Whistleblowing Software erfüllen, die auch die Möglichkeit zur anonymen Meldeoption bietet. Das System dabei verschlüsselt die Kommunikation mit dem Hinweisgeber und ermöglicht eine sichere Zwei-Wege-Kommunikation, ohne die Identität des Hinweisgebers preiszugeben.

Hinweisgebersysteme sind ein hervorragendes Frühwarnsystem, um Fehlverhalten im Unternehmen aufdecken und aufklären zu können. Um diese Möglichkeit voll auszuschöpfen und die Zahl der potenziell relevanten Meldungen zu erhöhen, sollten Unternehmen eine anonyme Meldeoption anbieten. Wenn Whistleblower keine für sie geeignete Meldemöglichkeit finden, wenden sie sich im Zweifelsfall eher an Behörden oder direkt an die Öffentlichkeit. Eine offene Meldekultur hingegen gilt als wichtiger Bestandteil einer ethischen Unternehmensführung und ermutigt Mitarbeiter, Hinweise abzugeben.

Bereiten Sie Ihre Franchisenehmer auf die EU-Hinweisgeberrichtlinie vor

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie unser digitales Hinweisgebersystem EQS Integrity Line bei der Einhaltung der EU-Whistleblower-Richtlinie unterstützt.

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Matthias Erler

Director Global Partnerships | EQS Group
Matthias Erler ist bei der EQS Group verantwortlich für Globale Partnerschaften.