Hinweisgeberschutzgesetz – Alle Informationen zur Umsetzung

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist seit Juli 2023 in Kraft und verpflichtet deutsche Unternehmen dazu, interne Hinweisgebersysteme bereitzustellen.

Moritz Homann
Auf einen Blick

Alle Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), der deutschen Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie:

Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten und betrifft Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Diese sind zur Einrichtung eines internen Meldekanals (z. B. eines Hinweisgebersystems) verpflichtet.  Das Fehlen eines internen Hinweisgebersystems kann hohe Bußgelder zur Folge haben.

Das Gesetz soll Whistleblower vor Repressalien schützen, wenn diese im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die Meldestellen weitergeben.

Alle Informationen und wissenswerte Inhalte zum Hinweisgeberschutzgesetz finden Sie auf unserem Blog.

 

Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Checkliste zum HinSchG

Die wichtigsten Schritte zur Erfüllung des neuen Gesetzes.

Was ist das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der Whistleblowing-Richtlinie, die im Dezember 2021 vom Europäischen Parlament verabschiedet wurde und EU-weit einen standardisierten Schutz für Hinweisgeber festlegte.

Das Hinweisgeberschutzgesetz verbietet jegliche Repressalien und Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Hinweisgebenden.

Das Gesetz regelt den Schutz natürlicher Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die internen oder externen Meldestellen weitergeben (= hinweisgebende Personen). Auch Personen, die Hinweisgeber unterstützen oder von der Meldung betroffen sind, fallen unter den Schutz des Gesetzes.

 

Wer kann hinweisgebende Person sein?

Arbeitnehmende, Beamte, Selbstständige, Gesellschafter, Praktikanten, Freiwillige, Mitarbeitende von Lieferanten sowie Personen, deren Arbeitsverhältnis bereits beendet ist oder noch nicht begonnen hat und sich in einem vorvertraglichen Stadium befindet.

HinSchG auf einen Blick: Wer ist betroffen und welche Vorgaben müssen beachtet werden?

Aktueller Stand zum Hinweisgeberschutzgesetz

Das „Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen“ wurde am 2. Juni im Bundesgesetzblatt veröffentlicht und ist am 2. Juli in Kraft getreten. 

Unternehmen und der öffentliche Bereich ab 50 Mitarbeitenden sowie Gemeinden und Kommunen ab 10.000 Einwohnerinnen und Einwohnern sind dazu verpflichtet, Meldekanäle einzurichten. 

Das Fehlen von internen Meldestellen kann seit dem 2. Dezember 2023 mit Bußgeldern bis zu 20.000 € geahndet werden.

Der lange Weg von der EU-Richtlinie zum HinSchG

Gesetzgebungsverfahren können spannend wie ein Krimi sein: Alles begann mit der EU-Whistleblower-Richtlinie, die im Dezember 2019 in Kraft trat. Die EU-Mitgliedstaaten hatten bis Dezember 2021 Zeit, diese Direktive in nationale Gesetze zu überführen. 

Die wichtigsten Meilensteine auf dem Weg zum deutschen Gesetz:

Keine Einigung in der Großen Koalition, Ampel pro Whistleblower-Schutz

Die Große Koalition konnte sich lange Zeit nicht auf einen nationalen Entwurf einigen. Der 1. Gesetzentwurf der damaligen Justizministerin Christine Lambrecht wurde Ende 2020 von CDU/CSU gekippt. Begründung: Den deutschen Unternehmen sollten keine weiteren Mehrbelastungen während der Corona-Pandemie zugemutet werden.

Ein Jahr später, im November 2021, verständigte sich die nun regierende Ampel-Koalition darauf, die EU-Whistleblower-Richtlinie „rechtssicher und praktikabel“ umzusetzen. Sie positionierte sich klar pro Whistleblower-Schutz. Dennoch verstrich die Frist im Dezember 2021 ohne deutsche Umsetzung der Richtlinie. Ein Grund hierfür war sicherlich auch der Ukraine-Krieg, der drei Monate später ausbrechen sollte.

EU klagt gegen Deutschland

Die Folge der verstrichenen Frist war ein Vertragsverletzungsverfahren, das die EU-Kommission im Februar 2022 u.a. gegen Deutschland und Österreich einleitete.

Die Klage der EU zeigte Wirkung: Kurz darauf ließ Justizminister Dr. Marco Buschmann einen 2. Gesetzentwurf ausarbeiten, der sich inhaltlich stark am 1. Entwurf orientierte. Die Bundesregierung beschloss diesen Entwurf und das deutsche Gesetzgebungsverfahren nahm seinen weiteren Lauf. Im Dezember 2022 verabschiedete der Bundestag den Entwurf in 2. und 3. Lesung. Alle Zeichen standen auf baldigen Hinweisgeberschutz in Deutschland. 

Doch dann der erneute Rückschlag für das HinSchG-E: Der Bundesrat lehnte den Entwurf im Februar 2023 ab, das Gesetzesvorhaben war vorerst wieder einmal gescheitert.

Warum hat der Bundesrat das Hinweisgeberschutzgesetz abgelehnt? 

Einige der CDU und CSU geführten Bundesländer hatten ihre Zustimmung im Bundesrat aufgrund diverser Vorbehalte verweigert. Dadurch fehlte die benötigte Mehrheit für das zustimmungspflichtige Gesetz. 

Die Begründungen hierfür fielen unterschiedlich aus: Ein Unionsvertreter argumentierte mit der zu großen Belastung für die kleinen und mittleren Unternehmen und forderte mehr Augenmaß. Ein weiterer Kritikpunkt zielte auf den Anwendungsbereich ab, der über die Vorgaben der EU hinausging. Ein weiteres Regierungsmitglied warnte vor einer möglichen Missbrauchsgefahr des Gesetzes.

Einigung drei Jahre später

Die Ampel-Koalition antwortete darauf mit einem juristischen Kniff: Sie spaltete den Entwurf in zwei Teile und brachte diese separat in den Bundestag ein. Einer der Entwürfe war nach Auffassung der Koalitions-Fraktion nicht zustimmungspflichtig, denn Beamte und Gemeinden der Länder waren aus dem Anwendungsbereich ausgenommen. Ein Ergänzungsgesetz enthielt separate Regelungen für Länder- und Kommunalbeamte.  Einige Sachverständige sahen hier jedoch die Gefahr eines Verfassungskonflikts. 

Ein Vermittlungsausschuss konnte sich schließlich auf einen zustimmungsfähigen Kompromiss einigen, der im Mai 2023 vom Deutschen Bundestag sowie vom Bundesrat verabschiedet wurde.

Warum ist ein Gesetz für Hinweisgeberschutz wichtig?

Ein solches Gesetz war überfällig, denn bis dahin waren Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber nur unzureichend vor Repressalien oder negativen Konsequenzen geschützt. In Deutschland gab es 2019 mit dem „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“ (GeschGehG) einen ersten Vorstoß in Richtung Hinweisgeberschutz. 

Und ohne den Schutz der Identität würden viele wertvolle Hinweise die Unternehmen nicht oder nur mit erheblicher Verzögerung erreichen. Damit würden sich diese Unternehmen einem großen Risiko aussetzen.

Die wichtigsten Inhalte des HinSchG im Überblick

Auswahl zwischen zwei Meldekanälen möglich

Anreize schaffen zur vorrangigen Nutzung der internen Meldestelle

Hinweisgeber haben zwar die freie Wahl, ob sie ihre Meldungen über die interne oder die externe Meldestelle abgeben möchten. 

Jedoch sieht das Gesetz vor, dass Meldestellen innerhalb von Organisationen vorrangig genutzt werden sollen. 

– Unternehmen sollen Anreize zugunsten von internen Meldestellen schaffen, ohne jedoch die Abgabe von externen Meldungen zu behindern. Hierfür sollen sie klar verständliche und leicht zugängliche Informationen zur Abgabe interner Meldungen bereitstellen.

– Die externen Meldestellen sollen Hinweisgeber auch über die Möglichkeit einer Meldung innerhalb des Unternehmens informieren.

 

» Rund 90 % aller Hinweisgeber versuchen zunächst intern, die beobachteten Missstände anzusprechen, bevor sie sich an Behörden, Medien oder die Öffentlichkeit wenden – vorausgesetzt, sie finden im Unternehmen geeignete Kanäle und eine offene Kultur vor. «

– FISCHER, EVA (2019): EU-KOMMISSION UND EUROPAPARLAMENT STREITEN ÜBER SCHUTZ VON WHISTLEBLOWERN

Anwendungsbereich: Hinweise auf Verstöße gegen Europäisches UND nationales Recht werden erfasst

Das Hinweisgeberschutzgesetz weitet den sachlichen Anwendungsbereich auf Verstöße gegen das nationale Recht aus und geht damit über die Mindestanforderungen der EU-Hinweisgeber-Richtlinie hinaus. 

– Voraussetzung: Es muss sich um strafbewehrte (Straftat) oder bußgeldbewehrte (Ordnungswidrigkeit) Vergehen handeln, die Gesundheit/Leben gefährden.

– Der Anwendungsbereich bleibt auf den beruflichen Kontext beschränkt. Hinweise über Verstöße fallen nur unter den Anwendungsbereich des Gesetzes, wenn sie sich auf den Arbeitgeber oder andere Stellen beziehen, mit dem der Hinweisgebende beruflich in Kontakt stand.

Der deutsche Gesetzgeber will mit der Ausweitung Unsicherheit bei Whistleblowern vermeiden. Diese könnten sonst aus Angst, dass ihre Meldung doch nicht durch das Gesetz abgedeckt ist, von einer Meldung Abstand nehmen. 

Anonyme Hinweise sollen ebenfalls bearbeitet werden

Das Gesetz verpflichtet zwar nicht dazu, aber empfiehlt den internen und externen Meldestellen, dass sie auch anonyme Hinweise bearbeiten sollen (§ 16).

Aktuelle Studien unterstreichen, dass sich viele Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber für eine anonyme Meldung entscheiden, wenn sie eine hohe Unsicherheit über den Prozess und seine Konsequenzen haben. So zeigt der Whistleblowing-Report 2021dass 73,2% der Hinweisgeber sich dafür entscheiden, anonym zu bleiben, wenn diese Option verfügbar ist.

Viele Organisationen haben die Vorteile anonymer Meldewege längst erkannt und nutzen diese, um die Zahl der wertvollen Meldungen durch Hinweisgeber zu erhöhen. 

Bearbeitungsfristen

Das Gesetz sieht zwei Fristen zur Rückmeldung vor, die zwingend eingehalten und dokumentiert werden müssen:

– Eingangbestätigung: Die Meldestellen müssen innerhalb von sieben Tagen den Eingang der Meldung bestätigen.

– Folgemaßnahmen: Innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Meldung muss die Meldestelle die Person über ergriffene Folgemaßnahmen informieren (z. B. die Einleitung interner Untersuchungen oder die Weitergabe der Meldung an die zuständige Behörde).

Beweislastumkehr zu Gunsten des Hinweisgebers

Wie in der Richtlinie gefordert, will das Gesetz mögliche Repressalien gegen Whistleblower verbieten und die Beweislastumkehr geltend machen. Der Arbeitgeber muss somit nachweisen, dass zwischen einer Kündigung einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters und der Meldung von Missständen keinerlei Verbindung besteht. Allerdings muss die betroffene Person substantiiert geltend machen, dass die Benachteiligung eine Repressalie ist.

Geteilte Systeme und Outsourcing für KMU möglich

Für Organisationen zwischen 50 und 249 Mitarbeitenden sieht der Gesetzgeber vor, dass sich diese Hinweisgebersysteme teilen dürfen. Ebenso dürfen Gesellschaften/Konzerne, unabhängig von ihrer Größe, gemeinsame Meldekanäle nutzen. Hier kann die Mutter die Rolle der meldestellenbetreuenden Dritten übernehmen. Darüber hinaus ist es möglich, die Meldestelle an eine Einrichtung außerhalb der Firma, zum Beispiel eine Ombudsperson, auszulagern.

 

Gestaltung der Meldekanäle

Die internen und externen Meldekanäle müssen so ausgestaltet sein, dass Hinweise entweder mündlich oder schriftlich abgegeben werden können. Auf Wunsch muss die Meldungsabgabe auch persönlich möglich sein.

 

Schutz der Identität hat höchste Priorität

Die Identität der hinweisgebenden Person hat sowie der Personen, die von der Meldung betroffen sind, genießen einen besonderen Schutz.

Die Anforderungen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen eingehalten und umgesetzt werden.

Allein die Meldestellenbeauftragten, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, dürfen die Identität erfahren.

Informationen über die Identität des Hinweisgebers dürfen an Gerichte und Strafverfolgungs- sowie Verwaltungsbehörden weitergegeben werden. Jedoch müssen die Betroffenen vorab schriftlich darüber informiert werden und die Gründe mitgeteilt werden.

Sanktionen und Schadensersatzansprüche

Im Falle der Nichteinhaltung der gesetzlichen Anforderungen sieht das Gesetz Sanktionen gegen natürliche und juristische Personen vor (§ 40). 

Verstöße sollen als Ordnungswidrigkeiten nach § 30 OWiG mit einer Geldbuße geahndet werden. Darunter fallen z. B. das Behindern von Meldungen oder das Ergreifen von Repressalien, aber auch das wissentliche Offenlegen unrichtiger Informationen. Es drohen dann Bußgelder bis zu 50.000 €. 

Personen, die falsche Informationen weitergeben – vorsätzlich oder grob fahrlässig – müssen für den entstandenen Schaden aufkommen.

Es besteht Schadensersatzanspruch für Vermögensschäden der hinweisgebenden Person. Ein immaterieller Schadensersatz ist jedoch nicht vorgesehen. 

Expertenwissen in 7 Minuten: Aktueller Stand und To-Dos

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Die größten Streitpunkte beim Hinweisgeberschutzgesetz

Beim ersten Entwurf von HinSchG-E missfiel der Union der Vorstoß der SPD, das Gesetz über die Vorgaben der EU hinaus auf das deutsche Recht auszuweiten und warf ihrer ehemaligen Koalitionspartnerin SPD vor, der deutschen Wirtschaft eine Mehrbelastung während der Pandemie zuzumuten. Die Union forderte daher, das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz auf die Vorgaben der EU-Whistleblowing-Richtlinie zu beschränken. 

Auch seitens von NGOs gab es Kritik. Transparency International Deutschland e.V. sah an einigen Stellen großen Verbesserungsbedarf, vor allem beim Umgang mit Meldungen ohne Klarnamen. Die Meldestellen werden nach HinSchG nicht zur Bearbeitung von anonymen Hinweisen verpflichtet, dies wird jedoch im Gesetz empfohlen.

Annegret Falter, Vorsitzende des Whistleblower-Netzwerks begrüßte den vorigen  Entwurf zwar als großen Fortschritt, sah aber einige Schutzlücken für Hinweisgebende, vor allem im Bereich von Verschlusssachen. Laut Entwurf schützt das Gesetz dann nur die Meldungen, „wenn sie sich auf die unterste Geheimhaltungsstufe beziehen, Straftaten betreffen und absolut behördenintern bleiben“. 

Was bedeutet Hinweisgeberschutz?

Hinweisgeberschutz bedeutet, dass Personen (Hinweisgebende oder Whistleblower), die mit einer Meldung illegale Missstände aufdecken und damit die Gesellschaft unterstützen, vor Repressalien durch ein Gesetz geschützt sind. 

Zum Beispiel die Kassiererin im Supermarkt, die merkt, dass der Filialleiter verdorbene Lebensmittel umetikettiert; der Buchhalter, der entdeckt, dass der CEO seine privaten Reisen über das Firmenkonto finanziert – beide stellen sich vermutlich die gleiche Frage: Sollen sie den Missstand melden und so ihre Zukunft gefährden? Denn Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber hatten es in der Vergangenheit oft nicht leicht. Wer auf Missstände hinweist, muss nicht nur um seinen Job bangen, sondern findet auch häufig keinen neuen.

Hinweisgebende genießen bisher keinen umfassenden Schutz, obwohl sie oft unter Einsatz großer beruflicher und privater Risiken die Gesellschaft über Missstände aufklären. Noch zu weit verbreitet ist die Stigmatisierung des „Denunzianten“ oder „Blockwarts“, dabei erfordert es viel Mut, diese Missstände offenzulegen.

Genau hier wollen die Whistleblower-Richtlinie und das neue Gesetz ansetzen: Es soll Whistleblower zukünftig vor Repressalien wie Kündigung, Abmahnung, Versagung einer Beförderung, geänderte Aufgabenübertragung, Rufschädigung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung oder Mobbing schützen. 

Praxis-Tipps und weitere Informationen

Neben dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) ist das Hinweisgeberschutzgesetz eine weitere Regulierung, mit der sich Compliance-Verantwortliche auseinandersetzen müssen. 

Daher möchten wir Ihnen die folgenden vier Tipps an die Hand geben:

 

#1: Warten Sie nicht zu lange ab 

Betroffene Unternehmen sollten sich rechtzeitig um die Einrichtung professioneller Compliance-Strukturen kümmern, um die Meldung der Whistleblower über interne Meldekanäle zu fördern und Hinweise an externe Stellen zu vermeiden. Nach Ablauf der Umsetzungsfrist besteht unmittelbare Wirkung des Gesetzes. Konkret bedeutet dies, dass Unternehmen ab Dezember 2023 mit Bußgeldern rechnen müssen.

#2: Kommunikation ist das A und O

Je besser die Kanäle kommuniziert werden und auf der Website oder im Intranet aufzufinden sind, desto mehr Mitarbeitende können bei Bedarf darauf zurückgreifen. Alle relevanten Informationen über das Gesetz müssen demnach für Mitarbeitende leicht verständlich zugänglich sein.

Die Praxis zeigt außerdem, dass ein Hinweisgebersystem insbesondere dann erfolgreich ist, wenn es in eine offene und transparente Speak-Up-Kultur eingebettet ist. 

In unserem White Paper „Hinweisgeberschutz für Unternehmen“ finden Sie viele inspirierende Beispiele für eine gelungene Kommunikation im privaten und im öffentlichen Sektor!

#3: Best Practice sind digitale Hinweisgebersysteme 

Der professionelle Einsatz von digitalen Hinweisgebersystemen kann präventiv viele Verbrechen und Skandale verhindern oder aufklären. Laut einer aktuellen Umfragesetzen bereits 73 % der befragten europäischen Unternehmen im privaten Sektor auf ein digitales Hinweisgebersystem.

Ist bereits ein Hinweisgebersystem innerhalb eines Compliance-Management-Systems vorhanden, sollte dieses auf die Vorgaben der Richtlinie bzw. des HinSchG angepasst werden, damit allen Dokumentations- und Informationspflichten nachgekommen wird.

#4: Whistleblowerschutz auch für KMU möglich ohne hohe Kosten

Auch für mittelständische und kleine Firmen gibt es bereits kostengünstige Lösungen. Oftmals wird ein digitales System auch mit einer Ombudsperson von einer externen Kanzlei  kombiniert.

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Moritz Homann
Managing Director Corporate Compliance | EQS Group
Moritz Homann verantwortet beim Münchner Technologieanbieter EQS Group den Produktbereich Corporate Compliance. In dieser Funktion betreut er die strategische Entwicklung digitaler Workflow-​Lösungen, die auf die Bedürfnisse von Compliance-​Beauftragten auf der ganzen Welt zugeschnitten sind.