Das Hinweisgeberschutzgesetz richtig umsetzen - so geht's!

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung der im Dezember 2019 in Kraft getretenen EU-Hinweisgeberrichtlinie und legt einen standardisierten Schutz für Hinweisgebende fest. Damit werden Organisationen und Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden dazu verpflichtet, sichere Hinweisgebersysteme einzuführen. Firmen mit 50-249 Mitarbeitenden haben eine Übergangszeit bis Dezember 2023.

Das Gesetz wurde vom Deutschen Bundestag verabschiedet und muss als nächstes durch den Bundesrat. Im Mai 2023 könnte es dann in Kraft treten.

Erfahren Sie mehr über die Anforderungen des Gesetzes und wie Sie diese digital umsetzen können.

Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes

Einrichtung eines internen Meldekanals

EQS Integrity Line - Icon Dokumentation

Dokumentation

Anonymität und fristgemäße Rückmeldung

Integrity Line security icon

Verarbeitung personenbezogener Daten

Mit EQS Integrity Line setzen Sie die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes leicht um

Implementieren Sie einen internen Meldekanal in Ihrer Organisation

Der sichere, öffentlich zugängliche und jederzeit erreichbare digitale Meldekanal ermöglicht es Hinweisgebenden, über einen vordefinierten Fragenkatalog eine Meldung abzugeben. Dabei können zusätzlich weitere Informationen im System hochgeladen werden werden, wie beispielsweise  Fotos, Dateien oder Sprachnachrichten. Eine Anbindung eines telefonischen Meldekanals ist ebenfalls möglich.

Folgemaßnahmen werden in der integrierten Fallbearbeitung koordiniert und dokumentiert.

EQS Integrity Line - Sicherer Meldekanal

Wahren Sie die Identität des Hinweisgebenden

EQS Integrity Line bietet einen vollständigen technischen Anonymitätsschutz. Durch höchste IT-Sicherheit, moderne Verschlüsselungstechnologien und Hochsicherheitsrechenzentren ist das Hinweisgebersystem nachweislich zugriffssicher.

Die integrierte Fallbearbeitung ermöglicht ein flexibles Rechte- und Rollenmanagement, wodurch Sie den Zugriff auf Fälle beschränken und die Integrität des Hinweisgebenden zusätzlich sicherstellen. Über das integrierte sichere Postfach ist eine anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgebenden möglich.

Verpassen Sie keine wichtigen Fristen

Um die Rückmeldung an Hinweisgebende zu erleichtern, können Textbausteine für die Eingangsbestätigung und für Rückmeldungen eingerichtet werden. Zusätzlich können Vorlagen zur Fristenüberwachung angelegt werden, die Fallbearbeitende an weitere Handlungsschritte erinnern. Über die integrierte Fallbearbeitung können Fallbearbeitende jederzeit mit Hinweisgebenden kommunizieren und über Folgemaßnahmen informieren.

Schaffen Sie Vertrauen durch eine transparente Datenverarbeitung

Mit EQS Integrity Line erhalten Sie ein nach ISAE 3000 datenschutzgeprüftes Hinweisgebersystem, das die Vorgaben der EU-DSGVO vollständig erfüllt. Durch vordefinierte Fragen im Meldeprozess mit Fokus auf Datensparsamkeit wird eine Erhebung nicht relevanter Daten vermieden. Sollten doch sensible Daten vorhanden sein, können diese direkt im System pseudonymisiert oder anonymisiert werden.

Das System ist zusätzlich an ggf. länderspezifische Rechtslagen anpassbar, zum Beispiel durch die Hinterlegung länderspezifischer Datenschutzhinweise.

Dokumentieren Sie Ihre Meldungen revisionssicher

Alle Meldungen und Aktivitäten werden in der Fallbearbeitung gespeichert. Telefonische Meldungen können dabei in das System übertragen werden und über das sichere Postfach gemeinsam mit dem Hinweisgebenden überprüft, korrigiert und bestätigt werden. In Ihrem Dashboard können Sie jederzeit den Status und die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen überprüfen und exportieren.

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Lernen Sie EQS Integrity Line in Ihrer persönlichen Demo kennen oder kontaktieren Sie uns für mehr Informationen.

Hinweisgeberschutz für Unternehmen

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