Cos’è una piattaforma di whistleblowing?

Scopriamo assieme cosa sono e quali sono i requisiti delle piattaforme di segnalazione.
Moritz Homann
In sintesi

Sempre più aziende si stanno dotando di sistemi interni volti a identificare violazioni alle regole e atti illeciti in maniera tempestiva. L’obiettivo è quello di garantire a dipendenti e stakeholder esterni (come fornitori, clienti, partner o l’opinione pubblica in generale) la possibilità di denunciare in maniera confidenziale atti illeciti o non etici avvenuti all’interno dell’azienda. Negli ultimi anni, sono sempre di più le realtà che hanno scelto di optare per sistemi di segnalazione di tipo digitale. Vediamo perché e quali sono i benefici rispetto agli strumenti tradizionali.

Whistleblowing hotline screen with whistles | integrityline.com

Quali sono i vantaggi dei sistemi di segnalazione in generale?

I sistemi interni di whistleblowing sono strumenti efficaci per l’identificazione e la risoluzione sul nascere di problematiche o illeciti che potrebbero portare a gravi conseguenze se non risolti in maniera tempestiva. Dotarsi di questi canali di segnalazione, quindi, è un passo fondamentale per una corretta gestione del rischio in azienda. Non solo: garantire la possibilità al segnalante di rivolgersi in prima istanza a una figura interna all’azienda diminuisce sensibilmente la probabilità che tali segnalazioni raggiungano organismi esterni e compromettano di conseguenza la reputazione dell’azienda.

Le statistiche dimostrano che le organizzazioni perdono circa il 7% del loro fatturato annuo a causa di crimini finanziari. Garantire la possibilità ai dipendenti di denunciare questi atti illeciti impedisce l’insorgere di una grande parte di essi e di minimizzare i danni economici da essi scaturenti. Questo dato trova conferma anche nello studio condotto da EQS Group assieme all’Università delle Scienze Applicate di Coira (Svizzera) dal titolo “Whistleblowing Report 2019”: più delle metà delle segnalazioni interne ricevute – si legge – hanno rivelato atti e comportamenti non leciti.

La mia azienda ha bisogno di un sistema di whistleblowing?

Negli ultimi anni abbiamo assistito a una crescita dei requisiti in materia di whistleblowing che devono essere osservati dalle aziende di tutto il mondo.

Negli Stati Uniti – ad esempio – i sistemi di segnalazione interni sono già obbligatori per tutte le società quotate. In Europa, invece, il 16 dicembre 2019 è stata pubblicata la Direttiva UE 2019/1937 che mira a garantire una protezione uniforme dei whistleblower e istituisce l’obbligo per le aziende di implementare sistemi di whistleblowing. In questo senso, gli Stati membri hanno tempo fino a fine 2021 per recepire i requisiti della Direttiva nella normativa nazionale. Scaduto questo termine, le aziende europee dovranno avere in atto sistemi interni di segnalazioni che garantiscono la riservatezza dell’identità dei segnalanti. Scopri tutti i requisiti della Direttiva UE sul Whistleblowing nel nostro whitepaper in materia.

Le aziende che non si dotano di tali sistemi rischiano di andare incontro a pesanti sanzioni soprattutto in concomitanza dello scoppio di un eventuale caso di corruzione interno. Dotarsi di un sistema di segnalazione anche prima dell’entrata in vigore della normativa nazionale, infine, permette alle aziende non solo di essere pronte nel momento idoneo, ma anche di educare i propri dipendenti e gli stakeholder esterni (come fornitori, clienti, ecc) alla cultura della segnalazione, di rafforzarne la fiducia così come di prevenire rischi imprenditoriali e reputazionali.

Guida all’implementazione di un sistema di whistleblowing

Come implementare un efficace sistema di whistleblowing nella tua azienda.

È sufficiente implementare una “hotline” telefonica?

No, le linee telefoniche ad hoc non riescono a garantire il totale anonimato del segnalante. In questo senso, esse devono essere affiancate da strumenti alternativi che permettano al whistleblower di effettuare una segnalazione in maniera completamente anonima.

Solitamente le hotline telefoniche sono facilmente integrabili nei sistemi digitali di segnalazione, come nel caso della nostra piattaforma EQS Integrity Line.

I canali digitali di whistleblowing permettono una comunicazione sicura e anonima tra il segnalante e gli uffici preposti alla ricezione e gestione delle segnalazioni. Non solo, l’impiego di tale tool garantisce la possibilità di utilizzare i dati raccolti in maniera analitica e preventiva: è infatti possibile generare statistiche e report circa l’entità degli atti segnalati, la loro frequenza, ecc.

Per riassumere: spesso le aziende offrono diversi canali di denuncia al fine di consentire ai segnalanti di scegliere la modalità preferita. Nel “Whistleblowing Report 2019” è stato rilevato che in media i canali offerti dalle organizzazioni sono tre (ad esempio due canali “generali” come un indirizzo e-mail ad hoc e una hotline telefonica così come un canale digitale specializzato).

Un sistema di whistleblowing comporta solamente dei costi per le aziende?

Come anticipato, lo studio condotto da EQS Group e dall’Università di Coira ha dimostrato che un’azienda ogni anno subisce una perdita pari al 7% del proprio fatturato a causa di crimini finanziari come frodi, appropriazione indebita o corruzione.

A titolo esemplificativo, un’azienda che fattura 100 milioni di euro l’anno potrebbe dovere fare i conti con una perdita di circa 7 milioni di euro l’anno dovuta alle motivazioni di cui sopra. Individuando in maniera tempestiva anche solamente il 10% di questi reati tramite segnalazioni interne, è possibile risparmiare 700.000 euro all’anno.

Se si considera che un sistema di segnalazione costa annualmente una minima frazione di questo importo, è facile intuire quanto l’investimento dell’adozione di tale tool venga abbondantemente ripagato.

Mi devo aspettare numerose segnalazioni?

Assolutamente no: grazie alla nostra esperienza ventennale nel campo siamo in grado di stimare la ricezione in media di circa 8 segnalazioni ogni 1000 dipendenti all’anno. Prendendo l’esempio di un’azienda che impiega 5.000 addetti, il numero complessivo di segnalazioni in un anno si aggirerà verosimilmente sulle 40 unità (circa 3-4 al mese).

Questo interrogativo, tuttavia, ci porta a una riflessione fondamentale quando si parla di segnalazioni interne. Se da un lato l’azienda auspica di ricevere il minor numero di segnalazioni possibili, dall’altro lato solamente incrementando il numero di segnalazioni e la propensione dei propri stakeholder di inviarne, sarà possibile identificare e risolvere i problemi emergenti.

In poche parole: se non state ricevendo segnalazioni non significa che non ci siano criticità in corso, ma solamente che la cultura aziendale non è ancora matura a sufficienza per riportarle.

Dovremmo permettere la segnalazione anonima?

Certamente! Il “Whistleblowing Report 2019” mostra che più della metà di segnalazioni ricevute da aziende che hanno istituito canali di segnalazione anonima sono altresì anonime. La tutela legale dei segnalanti, inoltre, è stata notevolmente migliorata e anche molte aziende hanno garantito di non fare scattare conseguenze negative per i whistleblower.

Tuttavia, i segnalanti continuano a doversi confrontare con una situazione di grande incertezza prima di inviare la loro segnalazione: quali saranno gli esiti della mia denuncia? Chi la riceve e chi verrà coinvolto nell’indagine interna? Davvero non andrò incontro ad alcuna conseguenza negativa? Maggiore è il timore, maggiore sarà la propensione di scegliere canali di segnalazione anonimi e protetti.

Lo svantaggio delle segnalazioni anonime risiede solitamente nella mancanza di poter approfondire la comunicazione con il segnalante e di andare a fondo con le indagini qualora manchino delle informazioni. Per poter rispondere da una parte al desiderio del segnalante di restare anonimo e dall’altra all’esigenza dell’azienda di fare luce sulla questione, i più avanzati sistemi di whistleblowing digitali permettono canali di comunicazione anonimi e protetti.

Per questo motivo, è fondamentale – al momento della scelta del sistema di segnalazione da adottare – valutare attentamente se e come questa possibilità venga garantita al fine di massimizzare i risultati ed essere conformi alle leggi.

Whistleblowing Report

Studio completo sul whistleblowing nelle aziende europee

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Moritz Homann
Managing Director Corporate Compliance | EQS Group
Moritz Homann è responsabile del reparto dei prodotti di Corporate Compliance di EQS Group. In questa funzione, sovrintende allo sviluppo strategico di soluzioni di workflow digitale su misura per soddisfare le esigenze dei Compliance Officer di tutto il mondo.