Was ist ein Whistleblowing-System? Compliance Kompakt

Wer beruflich mit Compliance zu tun hat, kommt um den Begriff des Whistleblowing-Systems nicht herum. Lesen sie hier, was das genau bedeutet.

Sabine Stöhr

Grosse Wirtschaftsskandale wie zuletzt der Fall „Wirecard“ oder das sogenannte „Diesel-Gate“ sorgen dafür, dass sich das Thema „Whistleblowing“ in den Nachrichten hält und der Gesetzgeber weitere Regulierungen vorantreibt – zuletzt die EU-Whistleblowing-Richtlinie , die übrigens auch für Schweizer Unternehmen relevant ist. In diesem Zusammenhang tauchen die Begriffe Whistleblowing-System oder Hinweisgebersystem häufig auf. Doch was bedeuten sie genau und welche Meldekanäle lässt der Gesetzgeber zu? Welche Unternehmen sind zur Einrichtung verpflichtet und wie kann es zu einem effektiven Compliance Management beitragen? Wir beantworten alle Fragen rund um das Whistleblowing-System.

Whistleblowing hotline screen with whistles | integrityline.com

Whistleblowing-System: Die Definition

Die allgemeine Definition lautet: „Der Ausdruck Hinweisgebersystem (Whistleblowing-System) bezeichnet ein System zum Gewinnen von Informationen, das Ermittler in Unternehmen und Verwaltungen einsetzen, um ihren Mitarbeitern und auch Personen des Umfeldes einen vertraulichen Kommunikationskanal zu eröffnen. Dieser kann von ihnen – das betrifft auch Whistleblower – zum Melden möglicher Straftaten und Ethikverstöße genutzt werden.“ (vgl. Schemmel/Ruhmanseder/Witzigmann: Hinweisgebersysteme, C.F. Müller, Heidelberg 2012)

Dabei können Whistleblowing-Systeme unterschiedliche Meldekanäle enthalten, darunter Telefonhotlines, Ombudsleute, digitale Systeme oder kombinierte Systeme zur sicheren Kommunikation von Missständen.

Wie funktioniert ein digitales Whistleblowing-System?

Bei einem digitalen Whistleblowing-System handelt es sich um eine Software, über die Hinweisgeber eine Meldung abgeben können – etwa auf einer Internetseite. Das Meldesystem lässt sich somit gut in eine bestehende Compliance Management Plattform integrieren, ist zu jeder Uhrzeit und von jedem Ort aus erreichbar und liefert eine zentrale Anlaufstelle für Hinweisgeber. Whistleblower füllen beim Melden eine sogenannte Fallmaske aus, über die wichtige Informationen abgefragt werden. Dabei steht es dem Hinweisgeber frei, ob er seine persönlichen Daten hinterlässt, oder ob er anonym meldet. In diesem Fall legt das Meldesystem ein Postfach an, über das der Fallbearbeiter mit dem Hinweisgeber weiter kommunizieren kann, ohne die Identität offenzulegen. Geht ein Hinweis beim Compliance Manager ein, prüft er den Fall und leitet weitere Schritte ein.

Wie Unternehmen von Whistleblowing-Systemen profitieren

Unternehmen und Organisationen stehen aktuell vor neuen Compliance-Herausforderungen: Die EU-Whistleblowing-Richtlinie, die auch Schweizer Unternehmen betreffen kann, steht kurz vor der Umsetzung. Ab 17. Dezember 2021 müssen EU-Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern ein Whistleblowing-System installieren. Zwei Jahre später trifft diese Pflicht auch kleinere Unternehmen mit 50-250 Mitarbeitern. Auch auf Behörden, Ämter und öffentliche Einrichtungen sowie Städte und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern findet die Richtlinie Anwendung. Die Investition in ein internes Meldesystem bedeutet jedoch nicht nur eine lästige Pflicht, sie zahlt sich für jede Organisation auf vielen Ebenen aus.

 

Die Organisation

Warum Unternehmen auf ein digitales Whistleblowing-System setzen sollten

Bei der Einrichtung eines Whistleblowing-Systems kommen grundsätzlich mehrere Kanäle oder auch eine Kombination in Frage: Telefon-Hotline, E-Mail, Briefkasten, Ombudsmann oder eine digitale Lösung. Die Unterschiede liegen vor allem in der Erreichbarkeit und den Möglichkeiten einer vertraulichen Kommunikation. Ein digitales System liefert nämlich zahlreiche Vorteile gegenüber allen anderen Kanälen.

Die digitale Lösung ist

Whistleblowing-System: Die häufigsten Fragen (FAQ)

Laut Whistleblowing Report 2021 haben mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen Hinweise erhalten. Bei Großunternehmen (mehr als 250 Mitarbeiter) gingen im Schnitt 65 Meldungen pro Jahr ein. Bei kleineren Unternehmen (20 bis 49 Mitarbeiter) handelte es sich um 16 Meldungen. Knapp jede zweite Meldung, die bei den untersuchten Unternehmen eingegangen ist, hat sich als relevant und gehaltvoll erwiesen.

Unbedingt. Der Whistleblowing Report 2021 zeigt, dass bei den Unternehmen, die anonymes Melden ermöglichen, mehr als die Hälfte der Erstmeldungen auch in anonymisierter Form eingehen. Viele Hinweisgeber sind stark verunsichert und fürchten Repressalien, Mobbing oder Jobverlust.

Je nach Funktionsumfang dauert die Implementierung eines Whistleblowing-Systems von wenige Tagen bis etwa vier bis sechs Wochen.

Maximale Anonymität, Sicherheit und DSGVO-Konformität leisten nur digitale Whistleblowing-Systeme. Sie anonymisieren alle personenbezogenen Daten falls nötig und erfüllen im besten Fall auch die Sicherheitskriterien einer ISO-Zertifizierung.

Leitfaden zur Einführung von Hinweisgebersystemen

Wie Sie erfolgreich ein Hinweisgebersystem in Ihrer Organisation einführen.

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Sabine Stoehr contact image | integrityline.com

Sabine Stöhr

Senior Product Manager | EQS Group
Als Senior Product Manager unserer EQS Integrity Line ist Sabine Expertin für die Einführung von Hinweisgebersystemen. Sie ist Teil des Züricher Teams.