Whistleblowing-System: Die Definition
Die allgemeine Definition lautet: „Der Ausdruck Hinweisgebersystem (Whistleblowing-System) bezeichnet ein System zum Gewinnen von Informationen, das Ermittler in Unternehmen und Verwaltungen einsetzen, um ihren Mitarbeitern und auch Personen des Umfeldes einen vertraulichen Kommunikationskanal zu eröffnen. Dieser kann von ihnen – das betrifft auch Whistleblower – zum Melden möglicher Straftaten und Ethikverstöße genutzt werden.“ (vgl. Schemmel/Ruhmanseder/Witzigmann: Hinweisgebersysteme, C.F. Müller, Heidelberg 2012)
Dabei können Whistleblowing-Systeme unterschiedliche Meldekanäle enthalten, darunter Telefonhotlines, Ombudsleute, digitale Systeme oder kombinierte Systeme zur sicheren Kommunikation von Missständen.
Wie funktioniert ein digitales Whistleblowing-System?
Bei einem digitalen Whistleblowing-System handelt es sich um eine Software, über die Hinweisgeber eine Meldung abgeben können – etwa auf einer Internetseite. Das Meldesystem lässt sich somit gut in eine bestehende Compliance Management Plattform integrieren, ist zu jeder Uhrzeit und von jedem Ort aus erreichbar und liefert eine zentrale Anlaufstelle für Hinweisgeber. Whistleblower füllen beim Melden eine sogenannte Fallmaske aus, über die wichtige Informationen abgefragt werden. Dabei steht es dem Hinweisgeber frei, ob er seine persönlichen Daten hinterlässt, oder ob er anonym meldet. In diesem Fall legt das Meldesystem ein Postfach an, über das der Fallbearbeiter mit dem Hinweisgeber weiter kommunizieren kann, ohne die Identität offenzulegen. Geht ein Hinweis beim Compliance Manager ein, prüft er den Fall und leitet weitere Schritte ein.
Wie Unternehmen von Whistleblowing-Systemen profitieren
Unternehmen und Organisationen stehen aktuell vor neuen Compliance-Herausforderungen: Die EU-Whistleblowing-Richtlinie, die auch Schweizer Unternehmen betreffen kann, steht kurz vor der Umsetzung. Ab 17. Dezember 2021 müssen EU-Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern ein Whistleblowing-System installieren. Zwei Jahre später trifft diese Pflicht auch kleinere Unternehmen mit 50-250 Mitarbeitern. Auch auf Behörden, Ämter und öffentliche Einrichtungen sowie Städte und Gemeinden mit mehr als 10.000 Einwohnern findet die Richtlinie Anwendung. Die Investition in ein internes Meldesystem bedeutet jedoch nicht nur eine lästige Pflicht, sie zahlt sich für jede Organisation auf vielen Ebenen aus.
Die Organisation
- erfüllt die gesetzlichen Vorgaben,
- schützt sich selbst und ihre Mitarbeiter vor Geld- oder Haftstrafen,
- verbessert ihre Attraktivität gegenüber Geschäftskunden, Partnern, Investoren, Banken und Mitarbeitern,
- erhöht die eigene Professionalität,
- fördert eine moderne Speak-Up-Kultur
- schützt ihr Ansehen vor Skandalen,
- erkennt Risiken früher
- und kann so früh und proaktiv gegen Verstöße vorgehen.
Warum Unternehmen auf ein digitales Whistleblowing-System setzen sollten
Bei der Einrichtung eines Whistleblowing-Systems kommen grundsätzlich mehrere Kanäle oder auch eine Kombination in Frage: Telefon-Hotline, E-Mail, Briefkasten, Ombudsmann oder eine digitale Lösung. Die Unterschiede liegen vor allem in der Erreichbarkeit und den Möglichkeiten einer vertraulichen Kommunikation. Ein digitales System liefert nämlich zahlreiche Vorteile gegenüber allen anderen Kanälen.
Die digitale Lösung ist
- weltweit und jederzeit erreichbar
- lässt anonymes Melden zu
- ermöglicht die vertrauliche Fallbearbeitung
- stellt die Verschlüsselung der Daten sicher
- gewährleistet effiziente Verwaltung und Dokumentation
- und erlaubt eine einfache Auswertung der Meldungen für Statistiken.
Whistleblowing-System: Die häufigsten Fragen (FAQ)
Laut Whistleblowing Report 2021 haben mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen Hinweise erhalten. Bei Großunternehmen (mehr als 250 Mitarbeiter) gingen im Schnitt 65 Meldungen pro Jahr ein. Bei kleineren Unternehmen (20 bis 49 Mitarbeiter) handelte es sich um 16 Meldungen. Knapp jede zweite Meldung, die bei den untersuchten Unternehmen eingegangen ist, hat sich als relevant und gehaltvoll erwiesen.
Unbedingt. Der Whistleblowing Report 2021 zeigt, dass bei den Unternehmen, die anonymes Melden ermöglichen, mehr als die Hälfte der Erstmeldungen auch in anonymisierter Form eingehen. Viele Hinweisgeber sind stark verunsichert und fürchten Repressalien, Mobbing oder Jobverlust.
Je nach Funktionsumfang dauert die Implementierung eines Whistleblowing-Systems von wenige Tagen bis etwa vier bis sechs Wochen.
Maximale Anonymität, Sicherheit und DSGVO-Konformität leisten nur digitale Whistleblowing-Systeme. Sie anonymisieren alle personenbezogenen Daten falls nötig und erfüllen im besten Fall auch die Sicherheitskriterien einer ISO-Zertifizierung.
Leitfaden zur Einführung von Hinweisgebersystemen
Wie Sie erfolgreich ein Hinweisgebersystem in Ihrer Organisation einführen.
