Qu’est-ce qu’un dispositif d’alerte interne ?

Le dispositif d'alerte interne constitue un sujet très actuel pour les professionnels de la conformité. Découvrez ici tout ce que vous devez savoir.
Sabine Stöhr
En bref

Les grands scandales tels que ceux de Wirecard et du « dieselgate » ont une fois de plus placé le sujet du lancement d’alerte sous les feux des projecteurs. Les législateurs font pression pour renforcer les réglementations – la plus récente étant la Directive Européenne sur la protection des lanceurs d’alerte que les pays européens sont en train de transposer en droit national. Dans ce contexte, le terme « dispositif d’alerte interne » apparaît souvent. Qu’est-ce qu’un dispositif d’alerte interne et quels sont les canaux de signalement autorisés par la loi ? Quelles entreprises doivent mettre en mettre en place un canal de signalement et comment contribue-t-il à un système efficace de gestion de la conformité ? Dans cet article, nous répondons à toutes ces questions.

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Dispositif d'alerte interne : définition

La Chambre de commerce internationale (CCI) précise que l’objectif d’un dispositif d’alerte interne est de « recevoir et traiter, au stade le plus précoce possible, toutes les alertes concernant tout fait, avéré ou soupçonné à juste titre, de violation des lois et règlements en vigueur (ou) du code de conduite de l’entreprise ».

Le dispositif d’alerte interne peut prendre de nombreuses formes différentes, notamment celles de hotlines téléphoniques, de médiateurs, de plateformes digitales ou de systèmes combinant plusieurs canaux différents.

La législation française transposant la Directive Européenne sur la protection des lanceurs d’alerte en droit national stipule que le canal de signalement doit être sécurisé et garantir la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte.

Comment fonctionne un dispositif digital d'alerte interne ?

Un dispositif digital d’alerte interne est une solution logicielle que les lanceurs d’alerte peuvent utiliser pour déposer une alerte – via un site web, par exemple. Il est donc facile d’intégrer ce canal de signalement dans un système de gestion de la conformité existant. Il est également accessible à tout moment et en tout lieu et constitue un point de contact central pour les lanceurs d’alerte. Lors du signalement, les lanceurs d’alerte remplissent un formulaire exigeant des informations importantes sur l’alerte. Les lanceurs d’alerte sont libres de renseigner leurs données personnelles ou de rester anonymes. Dans le dernier cas de figure, le canal de signalement crée une boîte aux lettres par le biais de laquelle la personne en charge du dossier peut communiquer avec le lanceur d’alerte sans que celui-ci n’ait à révéler son identité. Lorsque le responsable de la conformité reçoit une alerte, il l’examine et prend les mesures nécessaires.

Quels avantages les entreprises peuvent-elles tirer du dispositif d'alerte interne ?

Les entreprises et les organisations sont actuellement confrontées à de nouveaux défis en matière de conformité. Les États membres de l’UE avaient jusqu’au 17 décembre 2021 afin de transposer la Directive Européenne sur la protection des lanceurs d’alerte en droit national. La directive s’applique aux entreprises employant au moins 50 agents ou salariés, aux autorités, agences et établissements publics ainsi qu’aux villes et municipalités de plus de 10 000 habitants.

Toutefois, l’investissement dans un dispositif d’alerte interne ne doit pas être simplement considéré comme une obligation coûteuse. Il est bénéfique à de nombreux titres pour une organisation.

La mise en place d’un dispositif d’alerte interne signifie qu’une entreprise :

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Quels intérêts ont les entreprises à choisir un dispositif digital d'alerte interne ?

Lorsqu’elle met en place un dispositif d’alerte interne, une organisation dispose de plusieurs options concernant le type de canal, qu’il soit mis en œuvre seul ou en combinaison : téléphone, e-mail, boîte aux lettres physique, médiateur ou solution digitale. Ces canaux diffèrent principalement au niveau de l’accessibilité pour les lanceurs d’alerte et des possibilités de communication confidentielle. Une plateforme digitale offre plusieurs avantages par rapport aux autres canaux.

Une canal de signalement digital :

Dispositif d’alerte interne : FAQs

Selon le rapport 2021 sur les alertes professionnelles, plus de la moitié des entreprises interrogées avaient reçu des signalements. Les grandes entreprises (plus de 250 salariés) avaient reçu en moyenne 46 alertes par an. Les petites entreprises (20 à 49 salariés) ont reçu environ 6 alertes par an. Presque un signalement sur deux reçu par les entreprises interrogées s’est avéré pertinent.

Absolument. Notre Rapport 2021 sur les alertes professionnelles montre que pour les entreprises qui ont autorisé l’anonymat, plus de la moitié des alertes ont été soumises de manière anonyme. En effet, de nombreux lanceurs d’alerte se sentent en insécurité et craignent des représailles, l’intimidation ou la perte d’emploi.

Selon l’étendue des fonctionnalités souhaitées, la mise en place d’un dispositif digital d’alerte interne peut prendre de quelques jours à environ quatre à six semaines.

Seules les plateformes digitales d’alerte internes permettent l’anonymat et offrent une sécurité maximale ainsi qu’une conformité au RGPD. Les plateformes digitales permettent d’anonymiser toutes les données personnelles si nécessaire et répondent également, dans le meilleur des cas, aux critères de sécurité de la certification ISO.

Transposition de la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte en droit français

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Sabine Stöhr
Senior Product Manager | EQS Group
En tant que chef de produit senior pour EQS Integrity Line Sabine est experte dans la mise en œuvre de dispositifs d’alertes internes. Elle est basée dans notre bureau de Zurich.