Poser les fondamentaux
Les départements des ressources humaines jouent un rôle primordial dans la mise en place d’une culture d’entreprise fondée sur la confiance et dans laquelle il est plaisant de travailler. Ils doivent évidemment avoir une bonne connaissance du code de conduite, incarner les valeurs de l’entreprise et appliquer eux-mêmes ces valeurs.
Tous les secteurs de l’entreprise — des cadres supérieurs aux équipes de tous les départements — doivent activement encourager et soutenir la compliance afin de créer une stratégie crédible en matière de conformité. C’est également le cas lorsqu’il s’agit de développer une atmosphère de libération de la parole, une culture dans laquelle les employés ont un comportement éthique et correct d’un point de vue juridique tout en osant s’exprimer et faire part des problématiques qu’ils pourraient rencontrer.
Les RH peuvent apporter aux différents départements les connaissances et les conditions nécessaires à cet effet en organisant régulièrement des sessions de formation. Si l’éthique, la transparence et le comportement responsable sont établis et ancrés dans la culture d’entreprise, les RH peuvent alors inciter les employés à utiliser les canaux de signalement internes.
Dès le processus d’intégration, les RH doivent informer les nouveaux employés du code de conduite en place et insister sur l’existence, au sein de l’entreprise, de canaux de signalement internes. Ils doivent également veiller à ce que le dispositif de signalement soit facilement accessible à tous les employés, en créant, par exemple, un lien vers ce dispositif sur l’intranet.
Collaboration avec le département conformité
Le département compliance est en lien avec le comité d’entreprise qui représente les intérêts des employés, mais affecte également certaines responsabilités qui relèvent des RH car il détermine les règles de conduite que doivent appliquer les employés. Il est conseillé aux RH de travailler en étroite collaboration avec les services juridiques et conformité afin d’élaborer conjointement les lignes directrices en matière de conformité et le code de conduite.
En cas de violation, les conséquences disciplinaires incombent au département des ressources humaines et elles doivent être mises en œuvre en collaboration avec le département juridique. Enfin, la direction des ressources humaines devrait idéalement soutenir le développement et le maintien de la culture compliance au moyen de formations, tout en informant les employés de leurs droits.
Vérifier ses propres agissements
La directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte
Quand le pire arrive...
Lorsqu’elle reçoit un signalement, l’entreprise est tenue de réagir rapidement. Selon la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte, un accusé de réception du signalement doit être envoyé au lanceur d’alerte dans les sept jours suivant le signalement et un compte rendu sur les résultats et les conséquences de l’enquête doit lui être fourni dans les trois mois. Cela se reflète également dans la mise en œuvre de la législation au niveau national.
Si le signalement n’est pas examiné par un expert externe, mais seulement en interne, le personnel des ressources humaines peut être amené à soutenir l’équipe compliance. Les RH sont souvent les mieux placées pour évaluer la validité ou les conséquences d’une allégation, en particulier si elle est directement en rapport avec le comportement d’une personne.
Dans le cadre d’une procédure liée à la compliance, l’équipe des RH peut également aborder les questions éthiques avec la personne concernée au moyen du canal de messagerie de la plateforme d’alerte, et ainsi, dissiper les craintes de représailles. Le processus de signalement peut s’avérer stressant et difficile pour les employés qui effectuent des signalements. S’assurer que les employés se sentent en sécurité en matière de droit du travail peut également faire partie des responsabilités des RH.
Le droit du travail et le lancement d’alerte
En vertu de la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte, les employés ne doivent pas subir de représailles au travail pour avoir effectué un signalement, ce qui englobe le harcèlement et la discrimination, le refus d’une promotion, les mutations punitives et, bien sûr, la suspension ou le licenciement.
Si le signalement n’est pas anonyme et que le nom du lanceur d’alerte est révélé en interne, le comité d’entreprise n’est pas le seul à devoir défendre le salarié. Le département des ressources humaines doit également se préoccuper de protéger les employés contre les représailles afin de maintenir la confiance de ces derniers dans l’entreprise et dans la fiabilité de la compliance.
Si, à la suite d’un signalement interne, des mesures relevant du droit du travail sont prises à l’encontre d’un salarié, l’entreprise doit être en mesure d’apporter la preuve que les mesures prises ne sont pas liées au signalement effectué par le salarié en question. Pour se protéger, les départements des ressources humaines doivent suffisamment documenter les raisons et les mesures juridiques prises afin d’inverser la charge de la preuve, pour que les décisions de l’entreprise puissent être justifiées en cas de procédure initiée devant le Conseil des prud’hommes.
Dans le cas extrêmement rare où un lanceur effectue délibérément un faux signalement, le département des ressources humaines doit prendre en charge les mesures disciplinaires, y compris les avertissements ou le licenciement. Même les poursuites pénales à l’encontre de l’employé ne sont pas exclues du processus disciplinaire.
Transposition de la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte en droit français
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