Cosa significa “Whistleblowing” – FAQ per le aziende

Il fenomeno del "whistleblowing" sta assumendo sempre più importanza a livello globale anche in virtù dei recenti cambiamenti normativi. Scopri di cosa si tratta e come impatterà le aziende italiane...

Moritz Homann

In sintesi

Il fenomeno del “whistleblowing” occupa sempre più stesso le pagine dei quotidiani di tutto il mondo, sia a causa di episodi di cronaca sia in virtù dell’entrata in vigore della Direttiva Europea sul Whistleblowing (2019/1937). Tuttavia sono ancora molti i dubbi al riguardo: chi può essere considerato un “whistleblower”? Quale può essere il contenuto di una segnalazione, affinché questa venga considerata tale? Quali sono le tutele nei confronti dei segnalanti, quali gli obblighi per le aziende italiane?

Whistleblowing illustration with whistles | integrityline.com

Cosa è il "whistleblowing"?

Con il termine whistleblowing s’intende la rivelazione spontanea da parte di un individuo, detto “segnalante” (in inglese “whistleblower“) di un illecito o di un’irregolarità commessa all’interno dell’ente, del quale lo stesso sia stato testimone nell’esercizio delle proprie funzioni. Il segnalante spesso è un dipendente ma può anche essere una terza parte, per esempio un fornitore o un cliente.

Si parla di whistleblowing “interno” quando la segnalazione viene fatta da un dipendente dell’azienda per tramite di canali di segnalazione interni all’azienda. Questi strumenti hanno allo scopo di garantire una via di comunicazione a tutti coloro che sono a conoscenza di illeciti o atti non etici avvenuti all’interno dell’organizzazione.

Quando la denuncia viene fatta pubblicamente, ad esempio all’autorità giudiziaria o alla stampa, si parla di whistleblowing di tipo “esterno”. Spesso questa forma viene scelta da coloro i quali non ripongono sufficiente fiducia nei confronti della propria organizzazione o che non considerano adeguati i sistemi e/o le procedure interne di gestione dei casi. 

Indipendentemente dalla modalità tramite la quale la segnalazione è stata effettuata, per poter essere considerata a tutti gli effetti una segnalazione di “whistleblowing” la denuncia deve riguardare degli illeciti disciplinati dal diritto nazionale o europeo. Tuttavia, le singole policy e procedure aziendali possono allargare lo spettro di casistiche attinenti, arrivando a coprire comportamenti non etici o non conformi al Codice di condotta. 

Ovviamente va tenuto in considerazione che il whistleblowing si riferisce a violazioni di una legge o regolamento, alla minaccia di un interesse pubblico come in caso di corruzione e frode e/o a gravi e specifiche situazioni di pericolo per la salute e la sicurezza pubblica e va distinto da una qualunque “lamentela”, la quale è invece di solito legata ad una questione di interesse personale.

Perché il whistleblowing è un tema di attualità?

Anche se il tema whistleblowing non è – come anticipato – una tematica del tutto nuova, alcuni recenti scandali hanno aumentato il livello di attenzione verso di esso. La crisi finanziaria globale 2007-2008 ha rivelato una diffusa mala gestione aziendale nelle istituzioni finanziarie e lo scandalo Volkswagen Dieselgate del 2015 ha visto la casa automobilistica truffare illegalmente i test sulle emissioni negli Stati Uniti. 

O ancora, il 2017 è stato l’anno in cui il movimento #metoo ha visto le star di Hollywood ricoprire il ruolo di whistleblowers e denunciare Harvey Weinstein di abusi sessuali. Questo movimento ha contribuito a sensibilizzare le organizzazioni di tutto il mondo circa questo tema e a richiedere l’implementazione di strutture e misure adeguate a  supportare i whistleblower nella segnalazione di comportamenti illegali o non etici.

Anche per rispondere ai crescenti casi mediatici, come Luxleaks, Panama Papers e Cambridge Analytica, nel 2019 l’Unione Europea ha pubblicato la Direttiva UE sul Whistleblowing (2019/1937): un testo che mira a definire uno standard comune minimo di tutela dei segnalanti valido in tutti i Paesi membri. La norma prevede – tra gli altri – l’obbligo per aziende con più di 50 dipendenti di introdurre un canale di segnalazione interno all’organizzazione, di rispettare serrate scadenze nella comunicazione con i segnalanti e di garantire loro tutela contro atti discriminatori (mobbing, demansionamento, licenziamento, ecc…).

Quali sono i vantaggi per le aziende?

Avere un sistema di segnalazione non garantisce solamente delle tutele nei confronti di chi desideri rivelare degli atti illeciti, ma avvantaggia anche aziende e organizzazioni sotto numerosi punti di vista. 

L’individuazione precoce di illiceità commesse all’interno dell’azienda, ad esempio, contribuisce ad individuare tempestivamente una possibile soluzione e previene l’insorgere di altre problematiche. L’esperienza dimostra che le organizzazioni perdono circa il 7% del loro fatturato annuale a causa di violazioni. In particolare le segnalazioni interne possono aiutare a scoprire una parte significativa di questi casi e quindi a ridurre al minimo i danni finanziari.

Limitando la fuoriuscita di notizie all’esterno dell’organizzazione, riduce anche il rischio di andare incontro a danni reputazioni e di immagine. In ultimo, le aziende che adottano strumenti di comunicazione trasparente con i propri stakeholder vengono percepite come più sostenibili da dipendenti, fornitori, clienti e partner. 

Perché le aziende temono le segnalazioni? 5 falsi miti da sfatare

Sono molte le ragioni, spesso infondate, che portano le azienda a guardare con scetticismo e timore all’implementazione di un sistema di segnalazione. Per lo più vi è la paura di ricevere un altissimo numero di denunce interne e di ricevere numerose comunicazioni impropriecome lamentele circa il prodotto, invettive contro singoli membri dell’azienda o semplicemente messaggi infondati. a timorose – di implementare una piattaforma di whistleblowing. 

Recenti studi dimostrano quanto questo sia infondato. Se un’azienda dispone di un efficace sistema interno di whistleblowing, saranno davvero poche le segnalazioni inviate all’esterno dell’azienda. E mentre ci sono certamente individui le cui intenzioni sono discutibili, la realtà è che la maggior parte dei segnalanti sta semplicemente cercando di fare la cosa giusta. Secondo il Whistleblowing Report 2021 la media di casi ricevuti dalle aziende, è di 34 segnalazioni all’anno – numero tranquillamente gestibile in organizzazioni strutturate. Più grande è l’azienda, maggiore è la probabilità che vengano segnalati problemi, ma questo potrebbe non essere un aspetto negativo: significa semplicemente che nell’organizzazione è presente una cultura aperta basata su trasparenza e integrità (la cosiddetta Speak Up Culture).

Sono molte le ragioni, spesso infondate, che portano le aziende a guardare con scetticismo all’implementazione di un sistema di segnalazione. Per lo più vi è la paura di ricevere un altissimo numero di denunce interne e di ricevere numerose comunicazioni improprie, come lamentele circa il prodotto, invettive contro singoli membri dell’azienda o semplicemente messaggi infondati. a timorose – di implementare una piattaforma di whistleblowing.

Recenti studi dimostrano quanto questo sia infondato. Secondo il Whistleblowing Report 2019, infatti, la media di casi ricevuti dalle aziende di gradi dimensioni è di 52 comunicazioni all’anno – numero tranquillamente gestibile in organizzazioni strutturate. Tra queste la percentuale di comunicazioni infondate o non rilevanti, inoltre, rappresenta solamente una minima parte e ancora più limitato è il numero delle comunicazioni che pervengono da stakeholder esterni alle aziende. 

Con l’arrivo della Direttiva UE sul Whistleblowing in Europa e la conseguente educazione dell’opinione pubblica circa il corretto utilizzo di questi strumenti, inoltre, l’impiego improprio di questi strumenti lascerà il posto a rilevanti comunicazioni di importanza strategica per il business. 

1. I whistleblower danneggiano la reputazione aziendale

I segnalanti danneggiano le aziende solo se segnalano comportamenti scorretti aziendali direttamente al pubblico o ai media. È, quindi, importante che le organizzazioni incoraggino le persone a denunciare irregolarità internamente. Si consiglia alle aziende di implementare canali interni di segnalazione e di comunicarli attivamente in modo che i dipendenti e gli stakeholder ne siano a conoscenza. In questo modo, i dipendenti possono segnalare le loro preoccupazioni direttamente al dipartimento appropriato per aiutare a identificare e risolvere i problemi in una fase iniziale. Ciò riduce il rischio di danni alla reputazione aziendale.

2. I whistleblower subiscono ritorsioni penali

Se un segnalante denuncia direttamente a un organismo esterno (ad esempio i media), può essere perseguibile se, ad esempio, rivela segreti aziendali. Si applicano eccezioni se la persona in questione agisce nell’interesse pubblico. Tali eccezioni sono, ad esempio, sancite nella procedura di segnalazione dettagliata nella nuova Direttiva UE sul whistleblowing. Tutti i whistleblower che utilizzano i canali interni dell’azienda come un software digitale per segnalare irregolarità interne non hanno nulla da temere.

3. I dipendenti utilizzano i sistemi di whistleblowing per inviare segnalazioni anonime infondate sui loro colleghi

Secondo il Whistleblowing Report 2019, per il quale sono state intervistate circa 1.400 aziende in Germania, Francia, Regno Unito e Svizzera, meno del 9% delle segnalazioni ricevute dalle aziende mirava a danneggiare i singoli dipendenti o l’azienda. Lo studio mostra che la metà di tutte le segnalazioni si riferisce a questioni relative alla compliance e le restanti di solito rivelano altri problemi all’interno dell’azienda. Tuttavia, quando si introducono sistemi di segnalazione è importante comunicare chiaramente quali sono le tematiche che possono rientrare nelle segnalazioni e che l’utilizzo abusivo del canale di whistleblowing non sarà tollerato.

4.Le aziende con un sistema di whistleblowing vengono inondate di segnalazioni

Come visto precedentemente, alcuni studi dimostrano che le aziende ricevono una quantità ragionevole di segnalazioni. Più grande è l’azienda, maggiore è la probabilità che vengano segnalati problemi. Tuttavia, ricevere molte segnalazioni non è necessariamente un brutto segno. Sebbene possa indicare la presenza di problemi diffusi all’interno dell’azienda, può anche semplicemente significare che i dipendenti hanno fiducia nelle modalità di denuncia delle irregolarità e si sentono a proprio agio nel segnalare.

Allo stesso modo, un numero limitato di segnalazioni può indicare che ci sono pochissimi problemi ma può anche essere un segno che il sistema di segnalazione non funziona come dovrebbe, i dipendenti non hanno fiducia nel canale o semplicemente non sanno dove dovrebbero segnalare le irregolarità interne. Le organizzazioni dovrebbero pertanto comunicare in modo trasparente i propri canali di segnalazione e le procedure di gestione al fine di ridurre gli ostacoli alla segnalazione di problemi.

5. I segnalanti devono temere ritorsioni 

Se il whistleblower fornisce il proprio nome quando invia una segnalazione, l’azienda deve mantenere riservata la sua identità (per quanto possibile). Se l’identità della persona viene rivelata per qualche motivo, il segnalante deve essere tutelato da eventuali ritorsioni. A tale riguardo, l’Unione Europea ha previsto misure protettive più forti (anche per mobbing e intimidazione) con l’introduzione della Direttiva UE sul Whistleblowing nel 2019, che è stata già recepita in 11 stati membri, mentre in Italia una normativa a riguardo è ancora in fase di discussione.

Consentire di inviare segnalazioni anonime può fornire un ulteriore livello di sicurezza che aiuta i dipendenti a sentirsi a proprio agio nel segnalare, in particolare su questioni sensibili. Utilizzando una soluzione digitale per il whistleblowing, chi si occupa di gestire le segnalazioni può comunicare in modalità anonima con il whistleblower per ottenere maggiori informazioni durante le indagini.



Quando è tutelato un whistleblower?

La decisione di denunciare un comportamento scorretto o illegale é principalmente determinato dalla volontá personale del dipendente di “fare la cosa giusta”. Tuttavia, anche se la normativa protegge il dipendente da eventuali ritorsioni, la carriera di un segnalante può comunque risentirne. Il mobbing sul posto di lavoro, specialmente ai livelli piú bassi di un’organizzazione, è spesso difficile da individuare. I segnalanti spesso vengono isolati e i colleghi di cui pensavano di potersi fidare potrebbero voltar loro le spalle per proteggere la propria reputazione. Anche se il sistema di denuncia é anonimo, i segnalanti hanno bisogno di coraggio e determinazione per denunciare le irregolarità, esponendo potenzialmente i propri colleghi e l’organizzazione per cui hanno lavorato per molti anni.

Molti paesi europei attualmente garantiscono solo una parziale protezione legale per i segnalanti. Tuttavia, la Direttiva UE sulla denuncia di irregolarità garantisce una maggiore tutela per i segnalanti, sia nel settore pubblico che in quello privato in tutti gli Stati membri dell’Unione Europea.

La Direttiva vieta ritorsioni dirette o indirette come licenziamenti, demansionamenti e altre discriminazioni nei confronti di dipendenti ed ex dipendenti e di altre figure quali candidati, persone vicine ai segnalanti e giornalisti. La protezione si applica solo alle segnalazioni di irregolarità relative al diritto comunitario, quali frodi fiscali, riciclaggio o reati in materia di appalti pubblici, sicurezza dei prodotti e dei trasporti, tutela dell’ambiente, salute pubblica, protezione dei consumatori e dei dati (l’UE incoraggia tuttavia i legislatori nazionali ad estendere questo ambito di applicazione nel diritto nazionale).

Il segnalante può scegliere di segnalare un illecito all’interno dell’azienda o direttamente all’autorità di vigilanza competente. Infatti nel caso in cui la segnalazione non venga presa in carico internamente, o se il segnalante ha motivo di ritenere che il fatto abbia un impatto sull’interesse pubblico, può scegliere di rivolgersi direttamente alle autoritá competenti. In tutti questi casi I segnalanti sono protetti. Gli Stati membri hanno tempo fino a Dicembre 2021 per recepire questa direttiva nell’ambito dell’ordinamento giuridico nazionale.

Quando si possono perseguire gli informatori?

La questione degli informatori che denunciano pubblicamente le irregolarità ha dato il via a un dibattito sulla necessità del segreto governativo contro il diritto del pubblico di sapere. La legge sullo spionaggio degli Stati Uniti, ad esempio, è stata usata in diverse occasioni per accusare i dipendenti federali di aver fatto trapelare informazioni sensibili. In sintesi, le segnalazioni possono in alcuni casi essere illegali, specialmente se le informazioni esposte minacciano la sicurezza nazionale.

In che modo la legislazione sulla protezione dei dati personali è correlata alla denuncia di una fuga di notizie?

A seguito del regolamento generale dell’UE sulla protezione dei dati, i responsabili della funzione di Compliance sono ora tenuti a seguire procedure molto specifiche nel trattamento dei dati personali, in particolare per quanto riguarda le segnalazioni e i segnalatori di irregolarità.

Il regolamento sulla protezione dei Dati (GDPR) ha avuto un impatto diretto sul tema della riservatezza delle segnalazioni. Esso stabilisce che le aziende non possano raccogliere dati personali senza che gli interessati siano informati delle modalità di trattamento dei loro dati. Ciò significa che le aziende sono obbligate a informare le persone coinvolte nelle segnalazioni contro di loro. Se il GDPR venisse interpretato in modo rigoroso, la persona oggetto di segnalazione avrebbe anche il diritto di conoscere il nome dell’informatore. Questo ovviamente comporterebbe la perdita di riservatezza e potrebbe fungere da deterrente per i potenziali informatori, portando ad un conseguente minor numero di segnalazioni.

Per garantire la riservatezza dell’identità degli informatori, le autorità responsabili della protezione dei dati raccomandano l’utilizzo di sistemi di denuncia che consentano di effettuare segnalazioni anonime. Questo garantisce che da un lato la persona oggetto della segnalazione possa essere informata del fatto che l’azienda ha ricevuto una segnalazione che la coinvolge tutelando allo stesso tempo l’identitá del segnalante.

Quali sono le norme etiche di Whistleblowing?

L’etica del whistleblowing può essere vista come una questione spinosa. Il whistleblowing spesso mette in conflitto due valori morali, onestá e lealtà. Infatti fare ciò che è ritenuto giusto, per esempio segnalare un illecito, può a volte entrare in conflitto con la lealtà, che il segnalante potrebbe avere nei confronti di un’azienda per cui ha lavorato per molti anni.

La denuncia può essere interpretata come una violazione della fiducia. Molti whistleblower decidono di denunciare perché attribuiscono maggior valore all’onestá e al fare ciò che ritengono sia giusto rispetto alla lealtà verso l’organizzazione per cui lavorano.

Che un informatore sia visto come un “eroe” o un “traditore” dipende esclusivamente dalle sue intenzioni. Qual é la motivazione che lo spinge? Correggere un torto subito o proteggere l’interesse pubblico? Oppure, il segnalante sta cercando di perseguire un interesse personale o un possibile guadagno?

Un modo per scoraggiare segnalazioni non in linea con il codice etico è quello di offrire nelle organizzazioni un canale interno anonimo per la denuncia delle stesse. Tali sistemi garantendo l’anonimitá dei segnalanti, favoriscono coloro che agiscono in buona fede e che non ambiscono a comparire sui giornali per il solo obiettivo di acquisire notorietá.

Perché il whistleblowing è attualmente sui giornali?

A giugno 2020, Watson.ch ha riferito che in Svizzera l’ufficio governativo di segnalazione di whistleblowing, che ha sede presso il Controllo federale delle finanze (CDF), ha visto aumentare di anno in anno il numero di segnalazioni. È interessante notare come la maggior parte di queste segnalazioni quest’anno provenga da stakholders esterni, come fornitori, appaltatori o beneficiari di sovvenzioni, piuttosto che da dipendenti. In quasi l’80% dei casi le segnalazioni sono state fatte in forma anonima.

In Ottobre, l’Autorità per la condotta finanziaria del Regno Unito (Financial Conduct Authority) ha segnalato un aumento del 61% del numero di segnalazioni presso le società di servizi finanziari. Questo aumento è stato attribuito a una maggiore consapevolezza dei segnalanti, rispetto alle proccedure di segnalazione, alle maggiori tutele garantite agli stessi e alle difficoltá dei dipendenti ad accedere ai canali interni durante la pandemia COVID-19.

Il whistleblowing è diventato un argomento importante durante la attuale pandemia. Il Süddeutsche Zeitung ha riferito nel maggio 2020 che Stephan Kohn, un dipendente del Ministero degli Interni tedesco, aveva pubblicamente etichettato le misure del governo di Corona come un “falso allarme”. Nei confronti di Kohn è stato avviato un procedimento disciplinare, e attualmente si sta verificando se Kohn perseguibile ai sensi di legge.

Whistleblowing Report

Studio completo sul whistleblowing nelle aziende europee

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Moritz Homann

Managing Director Corporate Compliance | EQS Group
Moritz Homann è responsabile del reparto dei prodotti di Corporate Compliance di EQS Group. In questa funzione, sovrintende allo sviluppo strategico di soluzioni di workflow digitale su misura per soddisfare le esigenze dei Compliance Officer di tutto il mondo.