La soluzione di whistleblowing online rivolta alle piccole e medie imprese
La Direttiva UE sul Whistleblowing 2019/1937 obbliga anche le piccole e medie imprese (PMI) a introdurre canali di segnalazione interni.
Le PMI, tuttavia, sono strutturate in modo diverso dalle grandi aziende. Come soddisfare i requisiti e gli obblighi della nuova normativa e cosa dovrebbero cercare le PMI quando scelgono un software di whistleblowing?
EQS Integrity Line aiuta le PMI a conformarsi in modo tempestivo ed efficace alla Direttiva UE sul Whistleblowing!
Quali PMI sono interessate dalla Direttiva UE sul Whistleblowing?
La Direttiva UE sul Whistleblowing mira a creare canali di segnalazione adeguati affinché i whistleblower possano denunciare illeciti e irregolarità senza timore di eventuali ritorsioni, come licenziamento, demansionamento o altre discriminazioni.
Ciò significa che tutte le “persone giuridiche di diritto privato” con più di 50 dipendenti devono mettere a disposizione canali di segnalazione interni. Tutte le aziende del settore finanziario sono tenute a farlo, indipendentemente dal numero di dipendenti.
La legge concede alle aziende con 50-249 dipendenti un periodo transitorio di due anni (fino al 2023) fino al momento in cui devono conformarsi. La Direttiva dà la possibilità per le aziende più piccole di condividere le risorse per la gestione del software di whistleblowing con altre PMI, risparmiando così sui costi e beneficiando delle sinergie.
La Direttiva in sintesi
Gli Stati membri dell’Unione Europea devono recepire la Direttiva UE sul Whistleblowing nella propria legislazione nazionale entro la fine del 2021.
Il canale di segnalazione deve essere progettato per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e tutelarlo da eventuali ritorsioni come licenziamento, demansionamento e altri tipi di discriminazione. Inoltre, tutti i dati relativi alle segnalazioni devono essere archiviati in un luogo sicuro e devono essere conformi al GDPR.
Le PMI dovrebbero considerare i seguenti aspetti:
Sicurezza
Quando si tratta di scegliere la piattaforma di whistleblowing più adatta, un approccio e una configurazione sicuri sono fondamentali per garantire che l'anonimato del segnalante sia preservato, anche all'interno di una forza lavoro ridotta. La tecnologia dovrebbe anche rendere impossibile l'accesso al sistema da parte di persone non autorizzate.
Personalizzazione
Il sistema di segnalazione è customizzato e adattato alla struttura organizzativa dell'azienda.
Flessibilità
Per proteggere le risorse interne, dovrebbe essere possibile integrare il software di whistleblowing con un difensore civico o una soluzione vocale, se necessario.
Semplicità
Il software dovrebbe essere facile da configurare, utilizzare e comprendere in modo che non vi siano ulteriori ostacoli per i whistleblower quando si tratta di inviare segnalazioni
Conformità alla legge
Il sistema deve essere compliant a tutti i requisiti della Direttiva, come dare un riscontro al whistleblower riguardo la ricezione della segnalazione (7 giorni dalla ricevimento) e lo stato delle indagini (3 mesi dal ricevimento)
I vantaggi di utilizzare un software digitale per il whistleblowing per le PMI
1.
Protegge non solo i vostri dipendenti, ma anche la vostra azienda, poiché i problemi vengono identificati e risolti in una fase iniziale.
2.
Aiuta a costruire una cultura di fiducia e integrità nell’azienda.
3.
Riduce al minimo i danni alla reputazione e i costi elevati.
4.
Agisce come deterrente e quindi aiuta a prevenire illeciti.
5.
L’azienda deve affrontare una punizione più leggera nei casi più gravi.
6.
Offre ai vostri dipendenti un modo per denunciare abusi senza temere ritorsioni.
L’implementazione di un software di whistleblowing dedicato non deve essere complicato.
EQS Group offre una soluzione software digitale che consente alle piccole e medie imprese di conformarsi in modo semplice ed efficace a tutti i requisiti e obblighi previsti dalla Direttiva UE sul Whistleblowing.
Check list della Direttiva UE sul Whistleblowing – I parametri principali per valutare un sistema di segnalazione
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