1. Filtrare i casi rilevanti
Il primo passo consiste nel valutare la pertinenza del messaggio ricevuto: La segnalazione viola un diritto dell’Unione Europa così come tutelato dalla Direttiva UE sul Whistleblowing? Oppure una normativa nazionale? Oppure ancora le vostre policy interne o il vostro codice etico? In caso contrario, è necessario informare il segnalante circa l’inappropriatezza della segnalazione e comunicare quale sarebbe stato il canale alternativo dove denunciare il fatto. In caso di lamentele circa il prodotto, infatti, è opportuno rivolgersi ai canali di assistenza cliente messi a disposizione dall’azienda.
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2. Contattare il segnalante
È importante stabilire una comunicazione con il segnalante il più presto possibile. La Direttiva UE sul Whistleblowing prevede un massimo di 7 giorni per dare un primo riscontro al segnalante circa l’avvenuta ricezione della segnalazione e 90 giorni per comunicare lo stadio delle indagini. Se alla segnalazione non segue riscontro nei tempi previsti, rischiate che i dipendenti perdano la fiducia nella vostra piattaforma di whistleblowing. Considerate l’idea di lavorare a modelli di risposta standard, in grado di coprire le diverse casistiche, per essere rapidi e tempestivi. Se una segnalazione non contiene motivi sufficienti per sospettare un’effettiva cattiva condotta, assicuratevi di chiedere al segnalante di fornire informazioni più dettagliate sull’incidente in questione. I sistemi digitali di whistleblowing consentono la comunicazione con il segnalante attraverso una funzione di messaggistica integrata (e riservata).
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3. Arrivare al fondo delle cose
Così come il feedback anche l’apertura di indagini interne dovrebbe essere più che mai tempestiva. Valutate i documenti (comprese le prove ricevute dal segnalante), interrogate i vostri dipendenti e, se necessario, contattate nuovamente il whistleblower. Durante le indagini, assicuratevi di rispettare il diritto del lavoro, la riservatezza e i requisiti di protezione dei dati. Idealmente, tutti i documenti rilevanti e i risultati delle indagini dovrebbero essere salvati nell’area sicura di Case Management del vostro sistema di whistleblowing.
4. Adottare misure correttive
Dopo il completamento di qualsiasi indagine, sarà necessario riassumere i risultati per il management, comprese le eventuali misure correttive che sono state adottate o sono pianificate. Le sanzioni e gli altri processi devono essere comunicati in modo trasparente all’interno dell’organizzazione. Al termine dell’indagine, chiudete il caso nel vostro sistema di Case Management e rendete anonimi i dati personali raccolti, se necessario. Ai fini della segnalazione e dell’archiviazione, tutti i casi devono rimanere all’interno del sistema di segnalazione.
![Integrity Line Blog WB Investigation 3](https://www.integrityline.com/wp-content/uploads/2021/06/integrityline-blog-internal-investigation-system.jpg)
In sintesi
- Considerate attentamente come la vostra organizzazione intende rispondere a una segnalazione, in assenza di un avanzato sistema di whistleblowing online.
- Scegliete un sistema di whistleblowing che vi permette di gestire i casi in modo strutturato e di comunicare in maniera sicura con il segnalante.
- Rispettate i tempi di follow-up previsti dalla normativa europea e da eventuali norme nazionali, siate tempestivi nell'apertura delle indagini e mantenete informati i segnalanti circa l'avanzamento e l'esito di queste.