Compliance-Meldung: So bereiten Sie interne Untersuchungen im Unternehmen vor

Die vier wichtigsten Schritte bei der internen Untersuchung eines Whistleblowing-Falls
Sabine Stöhr
Auf einen Blick

Ihr Unternehmen hat ein Hinweisgebersystem (Whistleblowing-System) eingerichtet. Doch wie gehen Sie jetzt mit eingehenden Meldungen um? Wir haben die vier wichtigsten Schritte bei der internen Untersuchung eines Whistleblowing-Falls zusammengefasst.

Integrity Line Blog WB Investigation

Schritt 1: Filtern Sie relevante Fälle

Bewerten Sie zunächst die Relevanz der eingegangenen Meldung. Nur wenn ein tatsächlicher Compliance-Verstoß vorliegt, ist es notwendig, interne Untersuchungen einzuleiten. Geben Sie dennoch jedem Hinweisgeber Feedback zu seiner Meldung. Ergreifen Sie Maßnahmen, falls ein Bericht gegen interne Richtlinien verstößt, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter zu Unrecht beschuldigt wurde.

Integrity Line Blog WB Investigation 2
Starten Sie Ihre Untersuchungen, indem Sie zunächst die Relevanz der eingegangenen Meldungen bewerten.

Schritt 2: Kontaktieren Sie den Hinweisgeber

Um das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter in das Hinweisgebersystem zu stärken, ist es wichtig, dass Sie möglichst schnell auf Meldungen reagieren. Bereiten Sie deshalb passende Standard-Antworten vor. Bitten Sie den Hinweisgeber um weitere Informationen zu dem Vorfall, wenn anhand der ersten Meldung nicht festgestellt werden kann, ob ein Fehlverhalten vorliegt oder nicht. Digitale Hinweisgebersysteme erleichtern Ihnen hierbei die Kontaktaufnahme mit Whistleblowern, da sie über eine integrierte (und vertrauliche) Nachrichtenfunktion verfügen.

Integrity Line Blog WB Investigation 3
Verwalten Sie alle Dokumente und Untersuchungsergebnisse im abgesicherten Case-Management-System Ihrer Hinweisgebersoftware.

Schritt 3: Gehen Sie den Dingen auf den Grund

Liegen Ihnen ausreichende Beweise für einen Compliance-Verstoß vor, sollten Sie unverzüglich interne Untersuchungen einleiten. Werten Sie die vorliegenden Dokumente und Beweise aus, befragen Sie Ihre Mitarbeiter und treten Sie gegebenenfalls erneut mit dem Hinweisgeber in Kontakt. Achten Sie darauf, dass Sie die arbeits- und datenschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten und vertraulich mit dem Fall umgehen. Idealerweise verwalten Sie alle Dokumente und Untersuchungsergebnisse im abgesicherten Case-Management-System Ihrer Hinweisgebersoftware.

Schritt 4: Ergreifen Sie Maßnahmen

Nach dem Ende der Untersuchungen fassen Sie die Ergebnisse für Ihr Management zusammen. Halten Sie in Ihrem Abschlussbericht auch fest, welche Maßnahmen bereits ergriffen wurden oder noch in Planung sind. Stellen Sie sicher, dass Sanktionen und andere Maßnahmen transparent im Unternehmen kommuniziert werden. Schließen Sie den Fall nach Abschluss der Untersuchungen in Ihrem Case-Management-System und anonymisieren Sie alle persönlichen Daten. Archivieren Sie alle Fälle für die Statistik im Hinweisgebersystem.

Integrity Line Blog WB Investigation 3
Digitale Hinweisgebersysteme erleichtern Ihnen die Kontaktaufnahme mit Whistleblowern, da sie über eine integrierte Nachrichtenfunktion verfügen.

Fazit:

Leitfaden zur Einführung von Hinweisgebersystemen

Wie Sie erfolgreich ein Hinweisgebersystem in Ihrer Organisation einführen.

Teilen Sie diesen Artikel auf:

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Sabine Stoehr contact image | integrityline.com
Sabine Stöhr
Senior Product Manager | EQS Group
Als Senior Product Manager unserer EQS Integrity Line ist Sabine Expertin für die Einführung von Hinweisgebersystemen. Sie ist Teil des Züricher Teams.