Sistemi di whistleblowing: tendenze in pillole

Scopriamo insieme quali sono i trend circa l’utilizzo dei sistemi di segnalazione nelle aziende europee sulla base delle evidenze emerse dal Benchmarking Report 2021.
Danijela Radunković
In sintesi

La Direttiva UE sul Whistleblowing e le relative declinazioni nazionali si stanno sempre più consolidando sul territorio italiano e diviene, quindi, sempre più importante pianificare una roadmap per trovare delle soluzioni adeguate, anche da un punto di vista tecnologico.

Il BKMS® Benchmarking Report 2021, analisi condotta su un segmento di aziende clienti di EQS Group, fotografa alcuni aspetti interessanti e poco “di moda” di queste soluzioni, dei modi in cui vengono gestite e aiuta, quindi, a stimolare alcune riflessioni. Ma vediamoli in pillole.

Women using a magnifier looking at her laptop

Cosa spinge all'utilizzo di un sistema di segnalazione?

Sicuramente l’aspetto compliance, legato alla normativa, è un ottimo stimolo, tuttavia la ricerca ha registrato anche che tutte le aziende e le organizzazioni che utilizzano un sistema di whistleblowing stanno diventando sempre più consapevoli delle tante implicazioni che uno strumento di segnalazione può apportare. Al contempo, la percezione di avere un mero strumento di rilevamento – a basso valore aggiunto – è in calo.

Basti osservare il grafico sotto per rendersi conto che gli strumenti di segnalazione vengono usati non solo per identificare dei comportamenti inappropriati, ma anche per prevenirli e come strumento di deterrenza, in generale. In particolare, la presenza di uno strumento di segnalazione è percepita anche come un elemento di comunicazione all’esterno della non tolleranza delle trasgressioni.

 
Motivation for using the whistleblowing system

Quali sono i temi più ricorrenti di segnalazione?

I temi oggetto di segnalazioni sono, invece, un po’ più fluidi. Infatti, il punto focale non è tanto la “corruzione”, come ci si potrebbe immaginare, anche sulla scia dei più noti scandali legati al tema, ma lo sono il rispetto dei “codici di condotta e linee guida”. Si potrebbe ipotizzare che nel codice di condotta possa essere affrontato anche il tema della corruzione e, quindi, questo verrebbe riportato indirettamente. Inoltre, lo studio registra un forte aumento dell’attenzione sul tema della “criminalità finanziaria” e della “frode”, che ricomprendono anche quello del riciclaggio di denaro. Si registra, infine, una regressione delle aree come la protezione dei dati, la sicurezza informatica o le molestie sessuali, il che potrebbe essere ricondotto al fatto che spesso tali temi vengono segnalati sotto il più classico ombrello della “conformità normativa”.

“Racism and rule violations by business partners are new topics for the whistleblower system.”

Ciononostante, EQS Group stima che proprio questi temi, vale a dire la data protection, la cyber-security e la violazione dei sistemi informatici, avranno una presenza sempre più consistente nelle segnalazioni future.

Top 10 focal points in the BKMS System

L’utilizzo del sistema di whistleblowing è rivolto solo verso l’interno o anche l’esterno?

Alla domanda, se le organizzazioni implementino il proprio sistema di whistleblowing solo internamente o decidano di renderlo disponibile all’esterno, vale a dire ai fornitori, ai partner e al pubblico (confermando un trend già consolidato), il report ha registrato una chiara propensione per l’apertura verso l’esterno. Infatti, l’87% delle aziende e delle organizzazioni rende disponibile il proprio sistema di whistleblowing sia internamente che esternamente. Rispetto al report precedente, EQS Group ha registrato che questo valore è aumentato di cinque punti percentuali.

Un aspetto interessante è che il 77%, in incremento del 4% rispetto all’anno precedente, dei partecipanti ha dichiarano di offrire il sistema di segnalazione anche ai fornitori. Peraltro, sempre secondo EQS Group, questo gruppo di destinatari è in continua crescita. Subito in coda, e con pochissimo distacco, vi sono anche i clienti e il pubblico.

Addresses of the whistleblowing system BKMS System in %

Elaborazione centralizzata o decentralizzata delle segnalazioni?

Le modalità di gestione delle segnalazioni hanno le configurazioni più varie, all’interno di un’azienda o di un’organizzazione. Tuttavia, il report in esame evidenzia una netta preponderanza, il 61%, di una gestione centralizzata delle segnalazioni, allocata in capo all’ufficio compliance.

Il 5% dei partecipanti all’indagine elabora le segnalazioni esclusivamente tramite fornitori terzi.

Complementarmente, il 39% delle aziende elabora le segnalazioni in modo decentralizzato, misto o tramite soggetti terzi. In questo contesto, è interessante notare che il 5% dei partecipanti all’indagine elabora le segnalazioni esclusivamente tramite fornitori terzi.

Where is the processing of the reports done?

Quali sono i canali di segnalazione preferiti?

Relativamente ai canali utilizzabili dai potenziali whistleblower per contattare l’organizzazione, è interessante rilevare, oltre ai canali di segnalazione via Web, più della metà delle aziende e delle organizzazioni offre anche la possibilità di effettuare segnalazioni via telefono o e-mail. Nonostante la varietà di opzioni che è possibile mettere a disposizione, sembra che la facilità di accesso ad Internet (24 ore su 24, 7 giorni su 7) stia lasciando un ruolo sempre più marginale agli altri canali. Infatti, EQS Group evidenzia una riduzione di 14 punti percentuali della posta elettronica, di 6 punti percentuali il telefono, rispetto all’anno precedente.

Con l’entrata in vigore della Direttiva UE sul Whistleblowing 2019/1937 – già diventata legge in 9 Stati membri e in fase di recepimento in Italia – la preferenza nell’utilizzo di piattaforme di segnalazione in cloud è destinata a crescere e affermarsi sempre di più. Questo perché la nuova normativa impone alle aziende con più di 250 dipendenti di dotarsi di un canale di segnalazione interno in grado di garantire l’anonimato al segnalante. Di conseguenza, si stima una parallela diminuzione dell’utilizzo dei canali tradizionali, quali l’indirizzo e-mail e la linea telefonica ad hoc.

Share of reporting channels offered

Conclusione

Gli aspetti analizzati non solo restituiscono una visione poliedrica delle ragioni che spingono all’utilizzo di un sistema di whistleblowing, ma restituiscono anche uno dei modi d’uso e l’evoluzione che l’impiego di questi strumenti facilitano, quali la sensibilizzazione ai temi di data protection o a quelli razziali o, ancora, a quelli legati alla sicurezza informatica. Evidenzia anche una modalità di gestione sempre più fluida e in linea anche con i servizi sempre più disponibili sul mercato: un mix di tecnologia, unita un pacchetto consulenziale e a uno operativo legale, che si occupa di sgravare l’ufficio compliance e/o legale delle attività routinarie proprie derivanti dall’implementazione di uno strumento di gestione delle segnalazioni di whistleblowing.

 

Note metodologiche:

Il report specifica, nelle proprie note metodologiche che sono stati inclusi i dati di aziende di diverse dimensioni, nazionalità e settori, che rispecchiano uno spaccato rappresentativo degli utenti del BKMS® System (acquisito nell’estate 2021 da EQS Group AG).

I dati dell’indagine sono stati raccolti nel periodo compreso tra la fine del 2020 e l’inizio del 2021. Tutti i partecipanti hanno ricevuto un questionario online. Questo canale è stato l’unico percorribile in quanto EQS Group non può accedere alle informazioni dei propri clienti. L’indagine, così come la valutazione, è stata completamente anonima.

BKMS® Benchmarking Report 2021

Analisi e statistiche riguardo i sistemi di whistleblowing nelle aziende europee

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Guest author Danijela Redunkovic
Danijela Radunković
Business Lead & Legal-Tech presso in2law | Deloitte
Danijela Radunković è una legale che ricopre il ruolo di Business & Legal-Tech Lead presso in2law, una società parte del network Deloitte, che è provider di servizi legali alternativi e on demand. In in2law si occupa di Business Development dei “Legal Managed Services” (LMS) e di consulenza Legal-Tech rivolta ai dipartimenti legali e compliance di grandi aziende o al top management delle PMI. Precedentemente, ha ricoperto ruoli senior nel settore Digital/eCommerce e ha svolto attività di consulenza in ambito legale e di business development a VC e start-up.