La Direttiva UE sul Whistleblowing obbliga le aziende con 50 o più dipendenti a istituire un sistema di segnalazione interno attraverso il quale non solo i dipendenti, ma anche clienti, fornitori, partner e stakeholder esterni possono denunciare irregolarità e atti illeciti interni all’azienda. Le aziende pubbliche e private con più di 250 dipendenti devono intervenire da dicembre 2021, per quelle più piccole con 50-249 dipendenti la scadenza è prevista, invece, per la fine del 2023.
Requisiti per un sistema di segnalazione
Mentre i franchisor (affilianti) solitamente dispongono già di un sistema di gestione della compliance, i franchisee (affiliati) hanno bisogno di supporto sotto forma di una soluzione plug-and-play pronta all’uso. Un software in cloud per le segnalazioni delle irregolarità dovrebbe essere adattabile e utilizzabile da tutti i franchisee con il minimo sforzo. Inoltre, dovrebbe idealmente soddisfare severi requisiti di protezione dei dati, consentire segnalazioni anonime ed essere accessibile da qualsiasi Paese e in qualsiasi momento.
Perché implementare un sistema digitale di whistleblowing
I sistemi digitali di segnalazione si sono ormai affermati come best practice. Possono essere facilmente adattati alle dimensioni dell’azienda e alle diverse lingue, il che è un chiaro vantaggio per le aziende internazionali.
Le soluzioni digitali sono adatte tanto per i franchisee di piccole e medie dimensioni quanto per le grandi aziende o le società di franchising. Una soluzione in cloud per la gestione del whistleblowing può anche essere scritta in un linguaggio semplice per garantire una migliore accessibilità a persone con disabilità o competenze linguistiche limitate.
Poiché i franchisee hanno spesso un elevato turnover dei dipendenti e questi di solito non hanno un normale accesso a un ufficio, un canale di whistleblowing digitale come una piattaforma in cloud, rappresenta la soluzione migliore per gestire le segnalazioni. Essendo accessibile in qualsiasi momento e ovunque, ad esempio tramite un’app per smartphone, i dipendenti possono denunciare irregolarità interne.
Vantaggi derivanti dall’utilizzo di un’unica soluzione in cloud per tutti i franchisee
Per i franchisee può essere difficile selezionare, implementare e comunicare il sistema di whistleblowing al loro interno a causa della mancanza di risorse ed esperienza. I franchisor possono quindi trarre vantaggio se offrono o raccomandano una soluzione digitale end-to-end unica per tutti i suoi franchisee e partner. Optando per una piattaforma di questo tipo possono:
- Proteggere l’azienda, i franchisee e i propri partner da eventuali danni reputazionali, sanzioni e scandali;
- Soddisfare i requisiti della Direttiva UE sul Whistleblowing e le altre normative vigenti;
- Essere compliant al GDPR e ai requisiti di protezione dei dati;
- Aumentare l’attrattiva come partner commerciale per banche, clienti, dipendenti e (potenziali) franchisee;
- Ricevere un'interessante soluzione end-to-end chiavi in mano, che può includere anche l'elaborazione del caso e una valutazione iniziale da parte di uno studio legale, se necessario.
Cosa serve sapere sulle policy di whistleblowing
La Direttiva dell’UE sulla denuncia delle irregolarità non solo richiede alle aziende di istituire canali di segnalazione, ma anche di sviluppare una policy di whistleblowing. Ma come potete supportare al meglio i vostri franchisee? Se possibile, create una policy uniforme che si basi sui requisiti legali più severi e che serva da modello per i vostri franchisee. La policy deve includere quanto segue:
- Scopo della policy
- Definizione del termine “whistleblower” (segnalante)
- Regole e obblighi di segnalazione
- Quali canali di segnalazione possono essere utilizzati
- Quali segnalazioni e argomenti sono consentiti (cosa si può/dovrebbe essere segnalato e quando e cosa no?)
Assicuratevi che il top e il middle management siano formati sugli aspetti chiave del whistleblowing per garantire che siano pronti all’implementazione del sistema. Ciò promuove una cultura organizzativa aperta basata sulla trasparenza e garantisce che il sistema di whistleblowing funzioni anche con lo scopo di identificare e prevenire i rischi.
Cosa non rientra nel whistleblowing
Le segnalazioni di abusi personali, come molestie o mobbing, non sono generalmente coperte dalla legislazione sulla tutela dei segnalanti. Le organizzazioni dovrebbero quindi stabilire procedure formali di segnalazione per tali questioni, che sono separate dalle loro procedure in materia di whistleblowing.
Una guida dettagliata alla creazione di una whistleblowing policy è disponibile qui.
Vantaggi della segnalazione anonima
La nuova Direttiva Europea Whistleblowing non specifica come le aziende dovrebbero trattare le segnalazioni anonime. Tuttavia, la nuova normativa obbliga le aziende a mantenere riservata l’identità del whistleblower (e rischia sanzioni se non rispetta questo aspetto). Le aziende possono soddisfare questo requisito solo attraverso l’implementazione di una soluzione in cloud per il whistleblowing, in quanto offre anche l’opzione di segnalazione anonima. Il sistema, infatti, crittografa la comunicazione con il segnalante e consente una comunicazione bidirezionale sicura senza rivelare l’identità dell’informatore.
I sistemi di segnalazione sono un eccellente sistema di allerta precoce per scoprire e chiarire i comportamenti scorretti all’interno dell’azienda. Per sfruttare appieno questa opportunità e aumentare il numero di segnalazioni potenzialmente rilevanti, le aziende dovrebbero offrire un’opzione di segnalazione anonima. Se i segnalanti non riescono a trovare un’opzione di segnalazione adeguata a loro, tendono a rivolgersi direttamente alle autorità competenti o al pubblico in caso di dubbio. Una cultura aperta alla segnalazione (cosiddetta “Speak Up Culture”), d’altro canto, è considerata una parte importante della governance aziendale etica e incoraggia i dipendenti a farsi avanti e denunciare atti illeciti e irregolarità interne.
La Direttiva UE sul Whistleblowing - Alla scoperta di ciò che cambierà
Una panoramica completa di tutti i requisiti e obblighi introdotti dalla Direttiva Europea sul Whistleblowing
