Los beneficios del compliance corporativo en las empresas
El “Corporate Compliance”, traducido al español como compliance corporativo, se basa en la implementación de procedimientos y códigos éticos dentro de un modelo organizativo, para que las entidades identifiquen posibles riesgos legales y establezcan mecanismos de gestión, prevención y control en términos de regulación. En los últimos años, el compliance está experimentando un auge significativo desde un punto de vista más ético y social gracias a la evolución del marco legal internacional. El compliance corporativo, ligado al compliance penal, es en la actualidad, mucho más que un sistema de gestión para evaluar y prevenir riesgos en las empresas y organizaciones. Debido al temor de las grandes empresas a sufrir pérdidas económicas o daños de reputación, los departamentos de Compliance o RRHH, junto a la figura de los Compliance Officer, han invertido tiempo y recursos para prevenir conductas delictivas y construir entornos basados en buenas prácticas. Sin embargo, la pequeña o mediana empresa, con un número de empleados que oscila entre los 50 y los 200, suele carecer aún de recursos para introducir un programa de compliance acorde a sus necesidades. Esta tendencia, está cambiando debido a las nuevas regulaciones en materia de cumplimiento, así como al factor social de apertura y buen entendimiento con las partes interesadas, como puede ser un proveedor o un cliente.
El objetivo principal del compliance corporativo en las empresas de menor tamaño es principalmente asentar una cultura marcada por los valores, con políticas específicas para cada sector, y con la introducción de programas de compliance eficaces que contengan todas las herramientas adecuadas para respaldar a los empleados y a la empresa. En este sentido, la introducción de un canal de denuncias que permita a los alertadores informar de posibles conductas delictivas en el seno de su organización para promover la transparencia, es uno de los principales retos a los que se enfrentan las pymes.
La cultura del compliance en la pyme española
La cultura de una organización está directamente relacionada con sus valores como empresa, es decir, con los comportamientos y acciones de sus individuos. Debido a que las pymes suelen contar con menos recursos para comunicar a sus empleados estas pautas corporativas de buena gobernanza, la tarea de llevar los códigos y normas del cumplimiento normativo puede llegar a ser complicada en un principio. Sin embargo, aquí juega un papel decisivo la voluntad de los puestos directivos y del departamento de recursos humanos para alinear y promover las políticas de la empresa y que todos sus empleados sean capaces de reconocerlas.
La cultura de Compliance en España se asienta con la Ley Orgánica 5/2010, de 22 de junio de reforma del Código Penal, y la siguiente reforma complementaria, la Ley Orgánica 1/2015 de 30 de marzo. El objetivo de la ley de 2010 era implantar protocolos que promoviesen el proceso de formación de la voluntad de la persona jurídica, con la consecuente toma de decisiones y puesta en marcha. La ley de 2015, enfocada en el artículo 31 bis, se centra en adoptar y establecer un modelo de organización y gestión que prevenga delitos y reduzca el riesgo para las organizaciones. De este modo, las empresas deben llevar a cabo un programa de protocolos para formar a sus trabajadores en la ética, la integridad y la transparencia. Antes de las reformas del Código Penal, la existencia de un código ético fuerte se limitaba especialmente a sectores regulados, sobre todo entidades financieras. Hoy en día, con una perspectiva dinámica, una cultura fuerte es la que avanza desde las políticas de la empresa, como el conjunto de normas y principios de una empresa, hacia los valores.
Herramientas de Compliance que toda pyme necesita
Los programas de compliance corporativo están asentándose poco a poco en las grandes empresas multinacionales en España, sobre todo, centrados en la incorporación de canales de whistleblowing que protejan a los alertadores de posibles represalias y a las empresas de pérdidas de reputación. Sin embargo, aún queda mucho por hacer en las pequeñas y medianas empresas. Según datos recientes, frente al 90% de grandes compañías que ya cuentan con un canal de gestión de Compliance en su organización, la cifra solo alcanza el 40% en las pymes.
Con la aprobación del Proyecto de Ley de protección de las personas que informen sobre infracciones del derecho de la Unión, derivado de la Directiva Whistleblowing, se pretende que tanto empresas privadas como públicas de todos los sectores mejoren sus planes de cumplimiento para no solo proteger a los empleados, proveedores o clientes, sino a la propia empresa de cualquier sanción económica derivada de un incumplimiento. En este sentido, la implementación de una solución de Compliance como es un canal de denuncias, entra dentro de los programas de cumplimiento para evitar cualquier delito, así como llevar la ética a la cultura corporativa de las empresas.
¿Qué requisitos debe cumplir un canal de denuncias en las pymes?
Según un estudio realizado por grupos de trabajo de la Asociación española de Compliance (ASCOM), sobre el Compliance en las pymes españolas en septiembre de 2021, estos son los requisitos más importantes que todo canal ético debe incluir en las pymes:
- Accesibilidad y facilidad de uso: El canal de denuncias debe ser accesible no solo para los empleados de la empresa, sino también para socios, clientes o proveedores.
- Confidencialidad y/o anonimato: El canal de denuncias debe proteger en todo momento la confidencialidad del alertador para evitar represalias. Esta es una medida de obligado cumplimiento en la Directiva UE de Protección de los Denunciantes. Junto a la confidencialidad, las denuncias anónimas deben permitirse con el canal de denuncias ya que propician un mayor nivel de seguridad.
- Ausencia de represalias: Otra de las medidas que promueven la protección y que todo canal de denuncias debe incluir es la ausencia de represalias contra el alertador. Muchos empleados no denuncian por temor a ser descubiertos. La Directiva UE refuerza este requisito imponiendo sanciones económicas para las empresas que no obedezcan esta medida.
- Derecho del alertador a conocer el resultado de la investigación: Desde el momento en el que el alertador interpone una denuncia debe ser informado en todo momento del estado de la misma. Durante todo el proceso de investigación, se deben enviar avisos al alertador con tiempos de respuesta, disposiciones y limitaciones operativas y legales, como el alcance o la confidencialidad.
- Derecho de la entidad que ha sido denunciada a ser informada de todo el proceso: Se debe comunicar todo lo relacionado con la gestión de la denuncia, hechos de los que se les acusa o el procedimiento de trámite de la denuncia. Por supuesto, la identidad del alertador será anónima.
- Formación y comunicación continua a los empleados sobre el uso de los canales de denuncias: Toda persona involucrada en la compañía deberá conocer sus derechos a la hora de interponer una denuncia, así como conocer el uso de los canales éticos.
- Programa de cumplimiento y canales de denuncias: Para que un canal ético sea realmente efectivo, debe incorporarse dentro de un programa de cumplimiento con unas políticas concretas según la organización.
- La pyme debe conservar la información documentada derivada del canal de denuncias como prueba de su eficacia y cumplimiento: Esto es necesario para proteger en todo momento la legislación en materia de protección de datos.
Es importante resaltar que la pyme debe mejorar continuamente la idoneidad, adecuación y la organización y eficacia del canal de denuncias adoptado.
En resumen
En definitiva, la transposición de la Directiva UE de Protección de los Denunciantes implicará un cambio de paradigma en la gestión del cumplimiento normativo dentro de las empresas y en la construcción de una cultura de buenas prácticas en el terreno laboral. Como está previsto, las pymes se enfrentan a la introducción de canales de denuncias que garanticen la confidencialidad y el anonimato del alertador.
Las empresas deberán informar a todos los empleados y partes interesadas sobre la existencia de los canales éticos, con la consecuente formación de todo el personal. No basta con tener un canal de denuncias, también hay que conocer todas sus funcionalidades y ventajas para sacarle el máximo provecho.
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