Beschwerdeverfahren im Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz: So setzen Sie die Anforderungen um

Das deutsche Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) schafft eine verbindliche Regelung für die Sorgfaltspflicht von Unternehmen entlang der Lieferkette und verpflichtet diese zum Schutz der Menschenrechte sowie von Umweltstandards in der globalen Wirtschaft.

Ab Januar 2023 können auch österreichische Unternehmen vom LkSG betroffen sein – nämlich dann, wenn sie ihren Hauptsitz in Deutschland haben oder als direkter Zulieferer eines betroffenen Unternehmens agieren.

Erfahren Sie mehr über die Anforderungen und unsere Compliance-Lösung für das Beschwerdeverfahren im Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.

Anforderungen an das Beschwerdeverfahren im LkSG

EQS Integrity Line - Icon Einrichtung

Einrichtung eines Meldesystems

Das Beschwerdeverfahren nach dem LkSG muss folgende Anforderungen erfüllen:

EQS Integrity Line - Icon Dokumentation

Dokumentation

Das LkSG verlangt eine lückenlose Berichterstattung zur Umsetzung der Sorgfaltspflichten unter Wahrung der DSGVO und der Geschäftsgeheimnisse:

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Kommunikation

Die Sorgfaltspflichten verlangen auch die Information und Schulung von Mitarbeitenden und Zulieferern:

Mit EQS Integrity Line setzen Sie die Anforderungen des Beschwerdeverfahrens im LkSG einfach um

Implementieren Sie einen öffentlichen und sicheren Meldekanal entlang Ihrer Lieferkette

Mit EQS Integrity Line bieten Sie Ihren Kunden, Zulieferern, Mitarbeitenden und anderen Interessensgruppen einen öffentlichen, jederzeit zugänglichen und DSGVO-konformen Meldekanal. Durch das sichere Postfach wird die Anonymität des Hinweisgebers während des gesamten Prozesses gewahrt.

Auch die Einrichtung eines separaten Meldekanals für LkSG-relevante Themen ist problemlos möglich.

EQS Integrity Line - Sicherer Meldekanal
EQS Integrity Line - Meldeprozess

Vereinfachen Sie den Eingabeprozess für Hinweisgeber

Der Meldeprozess ist einfach und verständlich aufgebaut, der Hinweisgeber wird Schritt für Schritt durch den Prozess geführt. Um den weltweiten Einsatz zu gewährleisten, können Sie aus mehr als 80 verfügbaren Sprachen die für Ihr Unternehmen notwendigen Sprachen auswählen. Zudem ist der Meldeprozess barrierefrei gestaltet und damit auch für Menschen mit Beeinträchtigungen problemlos nutzbar.

Bei Bedarf ist eine Erweiterung des digitalen Meldekanals um weitere Kanäle, wie E-Mail oder Telefon, möglich.

Bearbeiten Sie eingehende Fälle vertraulich und rechtskonform

Im integrierten Case Management bearbeiten Sie Ihre eingehenden Fälle schnell und effizient und können zudem eigene Sachverhalte manuell erfassen und dokumentieren. Haben Sie mehrere Meldekanäle im Einsatz, können Sie diese in eine einzige Fallbearbeitung einfließen lassen. Mithilfe der integrierten Zugriffs- und Rechteverwaltung beschränken Sie dabei den Zugriff auf Fälle für bestimmte Nutzergruppen, durch Kategorisierung können Hinweise auf LkSG-Verstöße und sonstige Compliance-Verstöße unterschieden werden.

Die integrierte Dialogfunktion sowie das sichere Postfach ermöglichen eine anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgeber, über die Erinnerungsfunktion werden Sie auf Rückmeldefristen aufmerksam gemacht.

Speichern und dokumentieren Sie Ihre Fälle

In der integrierten Fallbearbeitung werden Hinweise fortlaufend gespeichert. Zusätzlich können Sie Abhilfemaßnahmen, die Sie entlang der Lieferkette getroffen haben, dokumentieren. Durch Audit-Trails, die zu jedem Fall angelegt werden, ist Revisionssicherheit gegeben.

Dank des integrierten Reportings sowie Echtzeit-Charts behalten Sie stets den Überblick über Ihre Fälle. Ihre Daten können Sie jederzeit bequem exportieren und für Ihr Risikomanagement sowie Ihre Berichterstattung nutzen.

Kommunizieren Sie Ihr Beschwerdeverfahren erfolgreich intern und extern

Ihr Beschwerdeverfahren ist über einen individuellen Link zugänglich, den Sie prominent auf Ihrer Webseite platzieren und über andere Kanäle kommunizieren können. Ihre Verfahrensordnung können Sie direkt in Ihren extern erreichbaren Web-Meldekanal integrieren.

Vertrauen Sie außerdem auf die jahrelange Expertise unserer Experten. Wir unterstützen Sie mit Materialien und speziellen Workshops zur Kommunikation Ihres Beschwerdeverfahrens.

EQS Integrity Line - Sichere Datenspeicherung

Vertrauen Sie auf eine sichere Speicherung Ihrer sensiblen Daten

Wir bieten Ihnen ein ISO 27001-zertifiziertes, sicheres EU-Datenhosting in Deutschland. Dabei werden selbstverständlich die vorgeschriebenen Aufbewahrungspflichten eingehalten.

Mehr zur Sicherheit

Häufige Fragen zum Beschwerdeverfahren im LkSG

Wenn bereits ein Hinweisgebersystem für Compliance-Verstöße in Ihrem Unternehmen besteht, deckt dieses häufig nur die in der Belegschaft gängigen Sprachen ab.

Für das Beschwerdeverfahren im LkSG jedoch gilt der Grundsatz der Barrierearmut. Sobald also auch Hinweise aus der Lieferkette erwartet werden, werden zumeist zahlreiche weitere Sprachen relevant. In jedem Fall sollte Ihr Beschwerdeverfahren die wesentlichen Sprachen der direkten Zulieferer abdecken. Deshalb lohnt sich ein Blick auf die für Ihr Unternehmen wichtigsten Zuliefererländer und die dort typischerweise gesprochenen Sprachen.

Grundsätzlich nicht – falls bereits ein Hinweisgebersystem besteht, beispielsweise für Compliance-Verstöße, kann dieses auch als Beschwerdeverfahren nach LkSG erweitert werden. Prinzipiell muss jedes Unternehmen entscheiden, ob es sinnvoll ist, getrennte Meldesysteme oder ein einheitliches System anzubieten. Die Entscheidung, welche Variante für Ihr Unternehmen am meisten Sinn macht, hängt von einigen Einflussfaktoren ab:

– Das Beschwerdeverfahren nach LkSG muss öffentlich zugänglich sein. Falls das Hinweisgebersystem für Compliance-Verstöße lediglich Mitarbeitern zur Verfügung steht, und das auch so bleiben soll, sollten Sie einen weiteren Kanal speziell für LkSG-Themen einrichten.

– Wenn die Hinweise auf generelle Compliance- und LkSG-Verstöße von derselben Person oder demselben Team bearbeitet werden, bietet sich zumindest eine einheitliche Fallbearbeitung an. Gibt es verschiedene Zuständigkeiten, sollte der Zugriff auf Fälle durch ein Rollen- / Rechtekonzept beschränkt werden, damit alle Fallbearbeiter dennoch im selben System arbeiten können. 

– Falls die Ansprache an mögliche Hinweisgeber entlang der Lieferkette anders gestaltet werden soll als jene an mögliche Hinweisgeber für Compliance-Verstöße, kann es sinnvoll sein, getrennte Meldekanäle einzurichten. Die Hinweise können dennoch in dieselbe Fallbearbeitung eingehen und dort bearbeitet werden.

Hier gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten – letztlich müssen Sie entscheiden, welche Kommunikationsform für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist.

Ein klassisches und häufig genutztes Beispiel ist die Aufnahme der Kontaktmöglichkeiten, also beispielsweise des Online-Links zum Beschwerdeverfahren, in den Code of Conduct für Zulieferer und Geschäftspartner. Auch die Platzierung des Hinweises auf das Beschwerdeverfahren auf anderen gängigen Kommunikationskanälen, wie Zuliefererplattformen, bietet sich an.

Darüber hinaus stehen Unternehmen selbstverständlich alle weiteren Kommunikationswege offen, die häufig auch bei der Kommunikation klassischer Hinweisgebersysteme verwendet werden – wie beispielsweise Plakate, Flyer, Newsletter oder Schulungen.

Natürlich kann es passieren, dass Unternehmen nicht direkt über das eigene Beschwerdeverfahren, sondern über Medienberichte, Gespräche mit NGOs und Mitbewerbern oder andere Quellen auf tatsächliche oder potenzielle LkSG-Verstöße in der eigenen Lieferkette aufmerksam gemacht werden. Da diese Meldungen ebenfalls dokumentiert werden müssen empfiehlt es sich, diese Vorgänge manuell im Case Management des Beschwerdeverfahrens zu erfassen. Somit haben Sie jederzeit einen ganzheitlichen Blick auf alle tatsächlichen und potenziellen Verstöße, unabhängig von der Quelle, und sind ideal auf die jährliche Berichterstattung vorbereitet.

Sollte es entlang der Lieferkette zu einem Verstoß gegen Menschenrechte oder Umweltstandards gekommen sein, verlangt das LkSG das Ergreifen entsprechender Abhilfemaßnahmen. Diese sollten Sie direkt in der Fallbearbeitung dokumentieren, innerhalb des manuell erstellten Vorgangs. Damit stellen Sie sicher, dass Abhilfemaßnahmen nicht manuell oder in anderen Systemen festgehalten werden, sondern jederzeit ein vollständiger Überblick über den Status und die Verantwortung der Abhilfemaßnahmen besteht.

Experten-Webinar: Beschwerdeverfahren nach dem LkSG

In der Aufzeichnung unseres Experten-Webinars mit Dr. Cäcilie Lüneborg (SZA Schilling, Zutt & Anschütz) und Anna Wiest (EQS Group) erhalten Sie tiefergehende Informationen zu den Inhalten des Beschwerdeverfahrens im LkSG sowie den wesentlichen Verkehrsanforderungen an die Meldestelle.

Außerdem erfahren Sie, wie Sie diese Anforderungen mit Hilfe eines digitalen Hinweisgebersystems in Ihrem Unternehmen umsetzen können.

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Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung des Beschwerdeverfahrens im LkSG

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