Whistleblowing senza confini: Ecco perché Webuild ha scelto la soluzione digitale EQS Integrity Line
Settore: Costruzioni
Fatturato: € 6,4 miliardi
EBITDA: € 820,6 milioni
Dipendenti: 70.000
Sedi: 50+
Anno di fondazione: 2014
Nel 2018, Webuild S.p.A. – società italiana operante nel settore delle costruzioni e dell’ingegneria – ha scelto di cambiare il proprio sistema di segnalazione di illeciti (cd. “sistema di whistleblowing”) e di passare alla soluzione cloud “EQS Integrity Line”. In questo case-study vi illustriamo perché affidarsi al tool “EQS Integrity Line” sia la scelta vincente per aziende di carattere internazionale e qual è stata l’esperienza di Webuild dalla fase di implementazione a quella di divulgazione del tool.
Con i suoi 70.000 collaboratori e gli oltre 70 Paesi raggiunti, Webuild è un’azienda dal forte carattere internazionale. Il desiderio di garantire i più alti standard di compliance per ogni nazione in cui opera, combinato alle grandi dimensioni della società, fa sì che la scelta e l’implementazione di un sistema di whistleblowing siano complesse.
Al fine di fare fronte a queste sfide, Webuild ha scelto di adottare un sistema di segnalazione di tipo digitale. Ecco alcuni dei principali motivi:
- Operando in molteplici contesti, l'azienda ha bisogno di un sistema che soddisfi tutti i requisiti normativi del Paese in cui si trova;
- Dato il grande numero di collaboratori coinvolti, è fondamentale riuscire a raggiungere un pubblico estremamente variegato e utilizzare un canale semplice, intuitivo e multilingue;
- Una soluzione cloud porta con sé numerosi vantaggi anche dal punto di vista economico.
Inoltre, Webuild ha scelto di dotarsi di uno strumento di whistleblowing non solo per adempiere a specifici requisiti normativi, ma anche e soprattutto per trasmettere ai propri dipendenti i valori di trasparenza, integrità ed etica.
Investire in un canale di comunicazione di illeciti e tutelare i segnalanti ha contribuito a risollevare l’attenzione della società verso queste tematiche.
L'implementazione del sistema e l'accesso a terzi
Webuild ha scelto di affidarsi a EQS Group grazie a un’accurata analisi avvenuta in ambito di una gara d’appalto ufficiale. Sin dall’inizio era chiara la volontà di rendere il sistema accessibile direttamente via web, aprendo così l’accesso non solo ai diretti collaboratori, ma anche a clienti, fornitori e grande pubblico.
Malgrado la preoccupazione iniziale circa un utilizzo improprio del tool, i responsabili di progetto hanno constatato che questa scelta ha portato con sé un grande vantaggio competitivo. La possibilità da parte di clienti e fornitori di condividere segnalazioni (ancora prima che questa diventasse obbligatoria per legge nei Paesi europei – cfr. la Direttiva UE 2019/1937) ha migliorato sensibilmente il proprio rating ESG (Environmental, Social & Governance).
Divulgazione e promozione della piattaforma
Individuato il sistema di whistleblowing, si è reso quindi necessario comunicare il nuovo processo a tutti gli stakeholder. L’ufficio Comunicazione del Gruppo ha scelto di realizzare una campagna di comunicazione attraverso la piattaforma intranet aziendale e, in concomitanza, inviare email ad hoc. Non si trattava di un’introduzione ex-novo, ma piuttosto di un rinnovamento del precedente sistema di segnalazione. Particolarmente incisivo è stato il breve video realizzato dal CEO e volto ad illustrare i motivi che avevano spinto l’azienda a passare ad una soluzione online aperta a terzi.
Le risposte a questo nuovo sistema sono state molteplici, così come lo sono il numero di Paesi dove l’azienda opera. Mentre in alcune delle nazioni dove Webuild è attiva esistono una tradizione e una cultura legate alla promozione dell’utilizzo delle segnalazioni (come Regno Unito, Stati Uniti e Australia), in altri Paesi sono emerse delle difficoltà di tipo culturale. Ancora oggi, nonostante Webuild sia un’azienda italiana, la maggior parte delle segnalazioni proviene dall’estero.
Così come avvenuto con l’introduzione di altre novità, anche l’implementazione di un sistema di segnalazione ha sollevato nuove sfide. In questo caso i maggiori ostacoli da superare erano i dubbi circa l’effettiva riservatezza delle informazioni condivise, la possibilità di dare luogo a ritorsioni contro il singolo, così come la reale apertura di indagini obbiettive. Il team Compliance di Webuild ha scelto quindi di puntare sulla formazione, adattando lo stile comunicativo e i messaggi alle diverse regioni.
3 domande a Daria Angelini
Daria Angelini
Head of Compliance at Webuild
Perché avete scelto EQS Integrity Line?
EQS Integrity Line rappresentava la migliore soluzione dal punto di vista tecnico ed economico. Per quanto riguarda le caratteristiche tecniche del sistema, abbiamo chiesto a una commissione interna composta da referenti dei reparti Compliance, HR, CSR e IT di valutare le offerte e questo ha fornito un reale valore aggiunto nella selezione del fornitore. La nostra volontà era quella di scegliere la migliore soluzione presente
sul mercato per il nostro Gruppo.
Che supporto avete ricevuto da parte di EQS Group nell’implementazione del sistema?
EQS Group ci ha aiutato sin dalle prime fasi del progetto, mostrandoci concretamente come aziende con caratteristiche simili alle nostre abbiano scelto di gestire il proprio processo di segnalazione tramite la piattaforma EQS Integrity Line. Nella fase di implementazione del tool sono numerose le scelte da prendere (ad esempio quella di avere una homepage semplice con diverse immagini oppure una pagina con delle FAQ dettagliate) ed è stato molto utile poter prendere come riferimento altri Gruppi simili al nostro.
In che modo EQS Integrity Line facilita la vostra attività legata alla compliance?
Webuild ha adottato un Sistema Anticorruzione, gestito in linea con i requisiti della norma UNI ISO 37001: 2016 (Anti-Bribery management system). Grazie ad EQS Integrity Line siamo in grado di ricevere tutte le informazioni propedeutiche agli audit interni ed esterni. I dati ricevuti, inoltre, sono archiviati in maniera conforme al GDPR e a tutte le normative nazionali e internazionali. Questi sono parametri fondamentali al fine di mantenere i nostri elevanti standard di certificazione.
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