Les meilleures pratiques à adopter pour un dispositif d’alerte interne idéal

Conseils pratiques pour un déploiement réussi du dispositif d’alerte interne : workflows, formation, communication, digitalisation du système
Linda Couturier Sadgui
En bref

La loi du 21 mars 2022 ainsi que la loi Sapin 2 renforcent la protection des lanceurs d’alerte et obligent les entreprises à mettre en place un dispositif d’alerte interne. Aux entreprises de saisir cette opportunité pour s’interroger sur l’efficacité de leur dispositif. Afin de les accompagner, EQS Group a organisé un webinaire sur les meilleures pratiques à adopter pour un dispositif d’alerte interne idéal, en présence de Bénédicte Querenet-​Hahn, Avocat associé du cabinet GGV – Rechtsanwälte et Samuel Guetta, Avocat et Directeur-Associé de Labrador Ethics & Compliance.

Whistleblowing

Des points de vigilance en ligne de mire

Le 17 décembre 2021, la directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte est entrée en vigueur. Par chance pour les entreprises françaises, sa transposition en droit francais présente des similitudes avec la loi Sapin 2 sur la mise en place d’un dispositif d’alerte interne et ne constitue donc pas une révolution. Dans ses recommandations, l’Agence française anticorruption (AFA) rappelle que « le plus important est de veiller à ce qu’il n’y ait aucun frein à la possibilité de faire des signalements » souligne Bénédicte Querenet-Hahn. Le dispositif mis en place doit inspirer confiance aux salariés et l’entreprise doit pouvoir justifier de son efficacité.

De leur côté, aux entreprises de s’approprier ces exigences. «Il s’agira de se poser des questions très concrètes qui ont trait au fonctionnement de chaque entreprise. Par exemple, le choix de centraliser toutes les alertes afin qu’elles remontent vers la société-mère ou bien au contraire, qu’elles soient traitées dans le contexte d’une filiale aura des conséquences importantes. Inspirer confiance implique d’avoir un dispositif d’alerte actif et d’être en mesure de démontrer l’absence de représailles vis-à-vis des lanceurs d’alerte potentiels » résume l’avocate. Pour y parvenir, Bénédicte Querenet-Hahn identifie la formation et la sensibilisation des managers comme l’un des principaux moyens d’assurer le traitement et de garantir la confidentialité du lanceur d’alerte.

Au-delà de la conformité, le dispositif d’alerte comme vecteur d’une culture éthique

Une fois ces questions résolues, l’une des difficultés du déploiement d’un dispositif d’alerte réside dans son adaptation à la culture d’entreprise, qui ne doit pas devenir un obstacle ou un frein au progrès de la démarche éthique et de conformité. Si aujourd’hui, « les entreprises ont majoritairement intégré l’obligation de mettre en œuvre un dispositif d’alerte, un nombre trop important d’entre elles passe à côté des avantages que peut présenter le dispositif d’alerte dans la détection et la prévention des risques en raison d’un manque de communication ou de pédagogie sur ce qu’est le dispositif d’alerte », selon Samuel Guetta.

Pour espérer exploiter tout le potentiel du dispositif d’alerte, il est nécessaire de travailler sa communication « en allant à la racine de l’échec des systèmes d’alertes et en luttant contre ces raisons qui vont faire que le dispositif d’alerte est trop utilisé à de mauvaises fins, ou insuffisamment utilisé par crainte » conseille-t-il. À travers une communication adaptée aux collaborateurs qui s’appuie sur la diffusion de messages clés, l’élaboration d’une procédure visuelle et pédagogique, ou encore des ateliers dédiés au traitement des alertes, « l’entreprise peut espérer susciter de la confiance, responsabiliser les acteurs du dispositif et ainsi disposer d’un maximum d’informations pour agir au plus vite et désamorcer des dérives » soutient Samuel Guetta.

La plateforme digitale pour répondre aux défis de traitement des alertes internes

Au-delà d’instaurer un climat de confiance et une culture éthique, la communication sur le dispositif d’alerte doit également être un moyen de permettre aux collaborateurs de savoir comment lancer l’alerte. Un obstacle sous-estimé selon Amine Gharby, ancien Managing Director France chez EQS Group : « Pour remédier à cela, il est nécessaire d’investir davantage dans les campagnes de communication interne et dans la digitalisation des dispositifs et des process. L’objectif étant de centraliser l’information, de réduire les coûts et surtout de minimiser les risques, notamment les risques de cybersécurité ». Le dispositif d’alerte idéal dépend donc principalement de la bonne compréhension des enjeux propres à votre entreprise, ce qui se traduit par une procédure adaptée aux enjeux opérationnels, une communication pédagogique et un outil suffisamment flexible pour personnaliser la digitalisation de vos process.

Le replay de ce webinaire est disponible à partir de ce lien .

Rapport sur les alertes professionnelles

L’étude complète sur le lancement d’alerte dans les entreprises européennes

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Linda Couturier Sadgui contact image | integrityline.com
Linda Couturier Sadgui
Head of Marketing Communications | EQS Group
Linda possède 20 ans d’expérience en marketing et communication B2B dans le secteur des services financiers et de l’information dont 14 ans au niveau paneuropéen. Avant de rejoindre EQS Group en mars 2018, Linda a occupé les fonctions de Head of Marketing Communications Strategy EMEA chez Euronext, Thomson Reuters puis Nasdaq. Linda est diplômée d’un Master en Marketing de PSB Paris School of Business (Ex ESG Management School).