Réception d’une alerte professionnelle et enquête interne : bonnes pratiques et retours d’expérience

Tout ce dont vous avez besoin de savoir pour conduire avec succès une investigation interne à réception d’une alerte

Linda Couturier Sadgui

En bref

Que se passe-t-il lorsqu’une entreprise reçoit une alerte professionnelle ? Comment conduire avec succès une enquête interne ? Ce sont les questions que se posent les entreprises françaises soumises à la loi Sapin 2, et depuis mars 2022 à la loi n°2022-401 qui transpose la Directive européenne sur la protection des lanceurs d’alerte  en droit national. De la mise en place de la procédure, en passant par la conduite des entretiens individuels et la collecte des données jusqu’à la rédaction du rapport d’enquête, nos experts partagent leurs conseils pratiques et leurs expériences.

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Chapitre 1 : Mettre en place une stratégie d’enquête interne

Pour chaque nouvelle investigation, il est nécessaire de déterminer une stratégie d’enquête adaptée à la nature de l’alerte investie et au pays dont elle émane. Trois points principaux sont à prendre en compte :

L’enquête interne est un processus minutieux suivant des étapes précises :

La confidentialité de l’enquête est l’un des points essentiels à prendre en compte. La protection de la confidentialité du lanceur d’alerte, de la personne mise en cause ou tout simplement des faits qui auront été découverts est une obligation légale prévue par la loi Sapin 2. Au-delà de se conformer à la loi Sapin 2, la confidentialité de l’enquête est un impératif afin de se prémunir contre le risque de la disparition des preuves.

Dans le cadre de l’enquête, les échanges de données sont multiples, notamment à travers les entretiens des témoins mais également des personnes visées. L’enjeu est d’assurer la sécurité et la confidentialité de ces échanges. Un enjeu auquel EQS Group a répondu par la digitalisation de tous ces échanges afin de répondre au défi de la sécurité des données, sans pour autant perdre en fluidité.

Chapitre 2 : La collecte des données et leur analyse

Plusieurs outils peuvent être utilisés dans le cadre d’enquêtes internes, leurs utilisations et leurs apports dépendant de chaque cas.

 

La Data Analytics : dédiée à l’étude des données structurées, elle permet d’analyser l’ensemble des bases de données qui sont contenues dans le champ d’entreprise. Ce sont des outils ou moyens d’algorithmes créés spécialement pour faire remonter les données nécessaires à l’investigation.

 

Le Digital Forensic : dédié à l’étude des données non structurées, il permet d’analyser des supports comme des mails, des ordinateurs ou des téléphones. L’analyse de ces données dépend d’une intervention humaine. Il peut s’agir par exemple de :

L’OSINT (Open Source INTelligence) : Il s’agit de techniques de recherche sur des bases légales (ouvertes) situées sur Internet, dont les réseaux sociaux. L’OSINT permet d’accéder à des données extra-société, en dehors de l’entreprise .

L’ensemble de ces analyses doit, en tout temps, respecter les principes légaux suivants :

Chapitre 3 : Les stratégies et le déroulement des entretiens

La dimension technologique et l’exploitation des données importantes ne constituent que la phase de préparation de la phase clé : les entretiens. Ils sont centraux et concernent différentes catégories de personnes :

Quelques grands principes doivent être respectés durant l’enquête. Les entretiens doivent être le plus objectif possible. Les interlocuteurs doivent avoir la possibilité de s’exprimer pleinement afin de mettre en relief les faits signalés. Celui ou celle qui conduit l’entretien doit être vigilant tant sur le fond – l’ensemble des faits relevés au cours de l’investigation – que sur la forme, le but étant de mettre la personne interrogée dans les meilleures positions afin qu’elle puisse nous donner l’entièreté des informations dont elle dispose.

Il est possible d’avoir une influence en jouant sur plusieurs critères :

Concernant le lieu de l’entretien, il est fortement déconseillé d’entendre la personne concernée par l’enquête dans son bureau ou un environnement qui lui est habituel.

Chapitre 4 : Le rapport final

Le rapport final est une pièce essentielle dans le résultat de l’enquête, dont les finalités sont plurielles. Il faut être capable de conclure sur les faits signalés : sont-ils avérés ou non, même partiellement ? Les informations qu’il contient doivent être compréhensibles par d’autres acteurs, qui auront la charge de limiter les futurs dysfonctionnements et de déterminer des recommandations.

Enfin, concernant les enjeux de coopération, une personne morale qui souhaitent bénéficier d’une CJIP doit participer activement à la manifestation de la vérité au moyen d’une enquête. Une enquête interne sérieuse et professionnelle peut être une manifestation de la bonne foi.

Le replay de notre webinaire est accessible à partir de ce lien.

Rapport sur les alertes professionnelles

L’étude complète sur le lancement d’alerte dans les entreprises européennes

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Linda Couturier Sadgui

Head of Marketing Communications | EQS Group
Linda possède 20 ans d’expérience en marketing et communication B2B dans le secteur des services financiers et de l’information dont 14 ans au niveau paneuropéen. Avant de rejoindre EQS Group en mars 2018, Linda a occupé les fonctions de Head of Marketing Communications Strategy EMEA chez Euronext, Thomson Reuters puis Nasdaq. Linda est diplômée d’un Master en Marketing de PSB Paris School of Business (Ex ESG Management School).