Success Story | Infraserv Höchst

Wie das digitale Hinweisgebersystem der Infraserv Höchst ein wichtiger Teil des integrierten Managementsystems PRISMA wurde

Reference Infraserv Höchst | EQS Group

Die Ausgangslage

Infraserv Höchst betreibt den 460 Hektar grossen Industriepark Höchst, einen Standort für rund 90 Unternehmen aus den Bereichen Pharma, Biotechnologie, Basis- und Spezialitäten-Chemie, Pflanzenschutz, Lebensmittelzusatzstoffe und Dienstleistungen und bewegt sich damit in einem hochregulierten Markt.

Seit 2018 setzt Infraserv Höchst auf ein digitales Hinweisgebersystem – als Teil des integrierten Managementsystems PRISMA. PRISMA erfüllt die Ausrichtung der Organisation auf unterschiedliche, teilweise konkurrierende Zielsysteme:

Das gesamte integrierte Managementsystem ist nach ISO 9001, 14001 und 5001 zertifiziert. Andere Anforderungen gelten nur für Teilbereiche des Unternehmens. Beispielsweise benötigt der Betrieb regulierter Netze für Gas und Strom eine Zertifizierung des Informationssicherheitsmanagements.

Trotz anfänglicher Skepsis bei Führungskräften und Betriebsrat: Die Schritte zur erfolgreichen Einführung des digitalen Hinweisgebersystems

Ein digitales Hinweisgebersystem galt im Unternehmen bis vor wenigen Jahren als unnötig, so waren sich jedenfalls die Geschäftsführung und der Betriebsrat einig. Sie befürchteten, dass ein anonymes Hinweisgebersystem eine Denunziationskultur fördere. Erst ein Compliance-Vorfall 2017 führte zum Umdenken: Führungskräfte hatten Mitarbeiter angewiesen, interne Kontrollen zu umgehen und somit gegen Vorschriften zu verstossen. Der Compliance-Verstoss fiel jedoch auf und wurde durch die Geschäftsführung umgehend unterbunden. Als Konsequenz schlugen Mitarbeiter aus dem betroffenen Bereich die Einführung eines digitalen Hinweisgebersystems vor – ein Vorstoss, der schliesslich auch die Geschäftsführung überzeugte.

Anschliessend entwickelte die Infraserv Höchst ein Einführungs- und Nutzungskonzept für das digitale, cloud-basierte Hinweisgebersystem EQS Integrity Line unter Berücksichtigung aller relevanten Stakeholder, darunter Personalabteilung, Datenschutzbeauftragter und Betriebsrat. Die Compliance-Abteilung bearbeitet alle eingehenden Hinweise, prüft den geschilderten Sachverhalt, führt bei Bedarf (anonymen) Dialog mit dem Hinweisgeber, bezieht wenn nötig weitere Ansprechpartner in ihre internen Untersuchungen ein und schliessen die Fälle ab. Nach Möglichkeit erhält der Hinweisgeber eine Rückmeldung über das Ergebnis und die daraus entstehenden Konsequenzen oder Massnahmen.

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Das Hinweisgebersystem als fester Bestandteil der offenen Unternehmenskultur bei Infraserv Höchst

Infraserv Höchst stellt sein Hinweisgebersystem über einen offenen Link allen Website-Besuchern zur Verfügung. Somit können auch Externe mutmassliche Compliance-Verstösse ganz einfach mitteilen. Daher ist das System prinzipiell auch bereits dazu geeignet, die Anforderungen des neuen Lieferketten-Sorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) nach einem Beschwerdeverfahren für Betroffene zu erfüllen.

Das System geniesst eine hohe Akzeptanz innerhalb des Unternehmens und bildet einen integralen Bestandteil des Compliance Management Systems. Das liegt vor allem an der grossen Unterstützung der Geschäftsführung, der es gelungen ist, die anfänglichen Vorbehalte unter Führungskräften, im mittleren Management und innerhalb des Betriebsrats mit starken Argumenten und einer offenen Kommunikation auszuräumen. Zentral war hier der Tone from the top: So erläuterte die Geschäftsführung, welche Verstösse über das System gemeldet werden sollen und welche nicht und machte ausserdem deutlich, dass es nicht darum geht, Mitarbeiter an den Pranger zu stellen, sondern Missstände in einem geschützten Rahmen melden zu können.

Mit zwei bis drei Hinweisen jährlich entspricht die Zahl, aber auch die Qualität der Meldungen, den Erwartungen. Etwa 50 Prozent der Hinweise führt zu Massnahmen, die anderen stellen sich bei der Untersuchung als unbegründet heraus. Bei manchen Hinweisen handelt es sich um Verdachtsäusserungen, die die Compliance-Abteilung jeweils überprüft und in Form einer Rückmeldung auch entkräften kann. Befürchtungen, das Hinweisgebersystem könnte als elektronisches Mobbing-Tool dienen, haben sich nicht bewahrheitet.

Das Hinweisgebersystem läuft stabil und anwenderfreundlich und überzeugt durch geringen Aufwand in Administration und Betrieb. Die neue responsive Oberfläche eignet sich auch für einen mobilen Einsatz auf Smartphones und Tablets.

Infraserv Höchst ist davon überzeugt, mit dem aktuellen System für alle zukünftigen Regularien wie das Lieferketten-Sorgfaltspflichtengesetz oder das nationale Hinweisgeberschutzgesetz gerüstet zu sein und die damit einhergehenden rechtlichen Anforderungen mit wenigen Anpassungen zu erfüllen.

» Das Hinweisgebersystem ist ein wichtiger Hygienefaktor für unser Compliance Management System. Ausserdem haben wir natürlich einen Vorsprung, sobald die gesetzliche Anforderung kommt, weil alle erforderlichen technischen und organisatorischen Voraussetzungen, Erfahrung und Wissen schon vorhanden sind. «

Wolfram Schmidt, Infraserv Höchst

Dr. Wolfram Schmidt
Chief Compliance Officer (CCO),
Infraserv GmbH & Co. Höchst KG

Infraserv Höchst

Infraserv Höchst ist Betreiber des 460 Hektar grossen Industrieparks Höchst, einem Standort für rund 90 Unternehmen aus den Bereichen Pharma, Biotechnologie, Basis- und Spezialitäten-Chemie, Pflanzenschutz, Lebensmittelzusatzstoffe und Dienstleistungen. Rund 22.000 Menschen arbeiten hier. Die Summe der Investitionen seit dem Jahr 2000 beträgt ca. 8,0 Milliarden Euro. (Stand: 2021)

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