Success Story | VIVATIS

Wie EQS Integrity Line die Compliance-Arbeit der VIVATIS Holding AG vereinfacht und konzernweit für noch mehr Transparenz sorgt

Die Ausgangslage: Die EU-Hinweisgeberrichtlinie kommt 

Die VIVATIS Holding AG zählt mit rund 3.400 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz in Höhe von 968 Mio. Euro zu den grössten rein österreichischen Unternehmen der Nahrungs- und Genussmittelbranche. Unter dem Dach der Holding mit Sitz in Linz befinden sich etablierte Markenartikelerzeuger ebenso wie spezialisierte Produktions- und Dienstleistungsunternehmen. Klingende Namen wie Knabber Nossi, Cafe Schwarzenberg, Inzersdorfer, Maresi, Toni Kaiser, Bauernland und Wojnar‘s zählen zum umfassenden Markenprofil der Gruppe. 

Das Thema Compliance, d.h. die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und internen Richtlinien, ist in der VIVATIS-Gruppe grundsätzlich nicht neu, sondern bereits seit Anfang 2013 fixer Bestandteil der Konzernstrategie. Bis zur Implementierung der Hinweisgeberplattform wurden etwaige Missstände bzw. Fehlverhalten per E-Mail, Brief oder in den Konzerngesellschaften direkt an die zuständigen Compliance-Beauftragten kommuniziert. Regulatorische Anforderungen, wie die EU-Hinweisgeberrichtlinie erforderten jedoch die Erweiterung und Professionalisierung dieses Angebots. 

Die Suche nach dem richtigen Meldekanal für Whistleblower​

Bei der Wahl der neuen Hinweisgeberplattform wurde in der VIVATIS-Gruppe besonderer Wert auf die Intuitivität, das Design und die Benutzerfreundlichkeit des Systems gelegt. Die Kommunikation mit den Hinweisgebern sollte einfach und unkompliziert erfolgen – und das trotz gewahrter Anonymität. Die Software musste DSGVO-konform sein und auch sonst höchste Datensicherheit gewährleisten. Aufgrund der strukturellen Unterschiede und Mitarbeitervielfalt in den Tochterunternehmen war auch die Sprachenauswahl ein entscheidender Punkt. Rund 3.400 Mitarbeitende sollten die Möglichkeit bekommen, Hinweise in ihrer Muttersprache abzugeben.

Die Herausforderung: Eigenständige Systeme für alle Unternehmen im Konzern 

Aufgrund der Konzernstruktur war es erforderlich, dass jedes Tochterunternehmen ein eigenes Hinweisgebersystem erhalten sollte. Die Implementierung war daher aus technischer Sicht komplex, denn die Systeme ähnelten sich zwar von Design und Inhalt, hatten aber unterschiedlichste Zugriffsberechtigungen.  

Die inhaltliche Ausarbeitung der Hinweisgeberplattform erfolgte bei der VIVATIS Holding AG in enger Abstimmung mit der Abteilung Konzernkommunikation.  Die Texte und Bilder wurden individuell an die Bedürfnisse der Unternehmen angepasst. Dieser Zeitaufwand wird nicht von allen Auftragnehmern betrieben – lohnt sich aber erfahrungsgemäss, da die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden wesentlich höher ist, wenn sie in der gewohnten Unternehmenssprache erreicht werden. 

So erleichtert Integrity Line heute die Arbeit des Compliance Teams in der VIVATIS-Gruppe

Sichere Kommunikation mit Hinweisgebenden

» Besonders gut gefällt uns an dem neuen Meldekanal, dass wir mit den Personen, die Hinweise abgeben, auch einfach und unkompliziert in Kontakt treten können. Das war nicht immer selbstverständlich. In der Vergangenheit standen wir öfters vor der Herausforderung, dass wir zur Evaluierung und Klärung von Hinweisen, die wir z. B. über anonyme Briefe erhalten hatten, noch zusätzlichen Input benötigt hätten. Da keine Kontaktmöglichkeit bestand, konnten einige Fälle nicht weiterverfolgt werden.  «

Zeitsparende und revisionssichere Dokumentation

» Die Dokumentationsfunktion, die wir vor allem für die Revision benötigen, schätzen wir ebenfalls sehr an der EQS Hinweisgeberplattform Integrity Line. Diese kann jederzeit von den Berechtigten eingesehen werden, welche Fälle noch offen bzw. bereits abgeschlossen sind und auch wie der aktuelle Bearbeitungsstatus ist.  «

So kommuniziert die VIVATIS Holding das Hinweisgebersystem

Der Erfolg eines jeden neuen Systems steht und fällt mit der entsprechenden begleitenden Kommunikation. Die Einführung des Hinweisgebersystems wurde daher bei der VIVATIS Holding AG zum Anlass genommen, um die ganze Belegschaft noch einmal für das wichtige Thema Compliance zu sensibilisieren.  

Über den Weg zur neuen Plattform, den Hintergründen und Go-Live wurde ausführlich in der vierteljährlich erscheinenden Mitarbeiterzeitschrift “einblick” berichtet.  Darüber hinaus erhielt jedes Tochterunternehmen Plakate mit dem zur Plattform korrespondierenden QR-Code, die in den Büro-, Aufenthalts-, und Produktionsräumlichkeiten angebracht wurden. 

Regelmässige Compliance-Schulungen zur Erklärung des Hinweisgebersystems runden die Kommunikationsaktivitäten, begleitend zur Einführung, ab.    

» Die Kommunikation betreffend eingebrachter Hinweise erfolgt mittlerweile ausschliesslich via Hinweisgeberplattform. Das sorgt dafür, dass weniger E-Mails im Umlauf sind und den Compliance-Verantwortlichen mehr Zeit für die Hauptaufgaben im Unternehmen bleiben. Eine Win-Win-Situation für alle. «

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Mag. Elisabeth Kolar
Compliancer Officer,
VIVATIS Holding AG

Über die VIVATIS Holding AG 

Die VIVATIS Holding AG zählt mit rund 3.400 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz in Höhe von 968 Mio. Euro zu den grössten rein österreichischen Unternehmen der Nahrungs- und Genussmittelbranche. Unter dem Dach der Holding mit Sitz in Linz befinden sich etablierte Markenartikelerzeuger ebenso wie spezialisierte Produktions- und Dienstleistungsunternehmen. Klingende Namen wie Knabber Nossi, Cafe Schwarzenberg, Inzersdorfer, Maresi, Toni Kaiser, Bauernland und Wojnar‘s zählen zum umfassenden Markenprofil der Gruppe. 

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