Mit der im Dezember 2019 in Kraft getretenen EU-Hinweisgeberrichtlinie festigte sich für die VIVATIS-Gruppe der Entschluss, ein digitales Hinweisgebersystem als internen Meldekanal für die rund 3.400 Mitarbeitenden zu implementieren. Die Plattform sollte die bis dato unterschiedlichen Vorgehensweisen bei der Meldung von Missständen vereinheitlichen und gleichzeitig ein Höchstmass an Transparenz garantieren

Die CBM wurde 2008 Mitglied der sektorübergreifenden Plattform Accountable Now, die Organisationen der Zivilgesellschaft miteinander vernetzt. Transparenz ist eine wichtige Säule der Plattform, deshalb berichtet die CBM seit ihrem Beitritt jährlich an ein unabhängiges Prüfgremium. Zentrale Punkte sind die Verpflichtung zur Rechenschaftspflicht, effektives Management, ethisches Fundraising und der Nachweis eines Beschwerde- und Hinweisgebersystems. Bei der Einrichtung des Hinweisgebersystems war es für die CBM besonders wichtig, eine Lösung zu finden, die für die mehr als 50 international tätigen Partnerorganisationen zeit- und ortsunabhängig verfügbar ist und eine effektive, strukturierte Bearbeitung der Meldungen ermöglicht.

Infraserv Höchst stellt sein Hinweisgebersystem über einen offenen Link allen Website-Besuchern zur Verfügung. Somit können auch Externe mutmassliche Compliance-Verstösse ganz einfach mitteilen. Daher ist das System prinzipiell auch bereits dazu geeignet, die Anforderungen des neuen Lieferketten-Sorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) nach einem Beschwerdeverfahren für Betroffene zu erfüllen.

Das System geniesst eine hohe Akzeptanz innerhalb des Unternehmens und bildet einen integralen Bestandteil des Compliance Management Systems. Das liegt vor allem an der grossen Unterstützung der Geschäftsführung, der es gelungen ist, die anfänglichen Vorbehalte unter Führungskräften, im mittleren Management und innerhalb des Betriebsrats mit starken Argumenten und einer offenen Kommunikation auszuräumen. Zentral war hier der Tone from the top: So erläuterte die Geschäftsführung, welche Verstösse über das System gemeldet werden sollen und welche nicht und machte ausserdem deutlich, dass es nicht darum geht, Mitarbeiter an den Pranger zu stellen, sondern Missstände in einem geschützten Rahmen melden zu können.

Mit zwei bis drei Hinweisen jährlich entspricht die Zahl, aber auch die Qualität der Meldungen, den Erwartungen. Etwa 50 Prozent der Hinweise führt zu Massnahmen, die anderen stellen sich bei der Untersuchung als unbegründet heraus. Bei manchen Hinweisen handelt es sich um Verdachtsäusserungen, die die Compliance-Abteilung jeweils überprüft und in Form einer Rückmeldung auch entkräften kann. Befürchtungen, das Hinweisgebersystem könnte als elektronisches Mobbing-Tool dienen, haben sich nicht bewahrheitet.

Das Hinweisgebersystem läuft stabil und anwenderfreundlich. Zudem überzeugt es durch geringen Aufwand in Administration und Betrieb. Die neue responsive Oberfläche eignet sich auch für einen mobilen Einsatz auf Smartphones und Tablets.

Infraserv Höchst ist davon überzeugt, mit dem aktuellen System für alle zukünftigen Regularien wie das Lieferketten-Sorgfaltspflichtengesetz oder das nationale Hinweisgeberschutzgesetz gerüstet zu sein und die damit einhergehenden rechtlichen Anforderungen mit wenigen Anpassungen zu erfüllen.

Vor der Strategie 2030 waren die Compliance-Tools und Ermittlungsmöglichkeiten der IFRC auf einem Stand von vor 2010 und bedurften dringend einer Überarbeitung. Denn vor der Umstellung auf ein digitales Compliance-System wurde der Grossteil der Untersuchungen mit Word und Excel durchgeführt. In den vergangenen sechs Jahren begann die Organisation deshalb in moderne Lösungen in den Bereichen Prävention, Investigation und Aufklärung zu investieren.

Zunächst evaluierte IFRC zehn Anbieter von Hinweisgebersystemen und reduzierte die Auswahl schliesslich auf fünf. Es wurden sowohl Callcenter-basierte Systeme, die weniger technologisch ausgefeilt waren, als auch umfassende digitale Lösungen geprüft. Letztendlich entschied sich die IFRC für das digitale Hinweisgebersystem EQS Integrity Line.

Um die Einführung der „PUMA SpeakUp!-Plattform“ möglichst reibungslos zu gestalten, erstellte die Compliance-Abteilung zusammen mit der EQS Group einen Plan mit den einzelnen Arbeitsschritten. Bei der Implementierung stand das Team um Dr. Raliza Koleva, Chief Compliance Officer bei PUMA, im engen Austausch mit den Kollegen des Datenschutzes sowie des Betriebsrats. Gemeinsam stellten sie vorab sicher, dass die bestehende Betriebsvereinbarung angepasst wird und dass die Fallbearbeitung allen Vorgaben der EU-DSGVO entspricht.

Zum Go-live der „PUMA SpeakUp!-Plattform“ im November 2018 entwickelte die Compliance-Abteilung verschiedene Kommunikationsmassnahmen. Für den richtigen Tone from the Top wurde das Hinweisgebersystem durch den Vorstandsvorsitzenden der PUMA SE konzernweit implementiert. Zudem arbeitet das Compliance Team mit der internen Designabteilung zusammen an weiteren Kommunikationsmassnahmen. Um bei den Mitarbeitern ein Bewusstsein für den neuen Meldekanal zu schaffen, gestaltete das Team Broschüren in Form eines Smartphones mit den wichtigsten Informationen zum neuen Hinweisgebersystem, die zum Launch dieses neuen Systems auf den Schreibtischen aller Mitarbeiter in der Zentrale und auch an allen anderen Konzernstandorten ausgelegt wurden. Zusätzlich machten grosse Info-Bildschirme in den PUMA Kantinen und PUMA Cafés auf den Launch aufmerksam.

Die Kommunikationsabteilung von Webuild entschied sich für eine interne Kommunikationskampagne mit Nachrichten im Intranet und E-Mail-Benachrichtigungen, um das digitale Hinweisgebersystem im Unternehmen bekannt zu machen. Schliesslich handelte es sich nicht um eine Neueinführung, sondern um eine Neugestaltung des Hinweisgebersystems. Erheblich zum Erfolg der Kampagne trug ein kurzes, aber sehr aussagekräftiges Video des CEOs bei, indem er erklärte, dass das neue digitale Hinweisgebersystem nun online und erreichbar sei – nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Dritte.

Die ersten Reaktionen waren gemischt. Viele Länder, in denen Webuild aktiv ist, blicken auf eine lange Geschichte zur Förderung von Hinweisgebern zurück – so zum Beispiel Grossbritannien, die Vereinigten Staaten und Australien. In anderen Ländern war dagegen eine Whistleblowing-Kultur noch wenig verbreitet. So gehen auch heute noch, obwohl Webuild ein italienisches Unternehmen ist, die meisten Hinweise von ausserhalb Italiens ein.

Für das Compliance-Team bei Webuild sind Schulungen und Kommunikationsmassnahmen essenziell, um Ressentiments gegenüber dem Hinweisgebersystem zu überwinden. Bei den verschiedenen Stakeholdern musste Vertrauen aufgebaut werden. Es wurde deshalb gezeigt, dass das System zuverlässig funktioniert, die eingehenden Hinweise vertraulich behandelt werden, Bedenken untersucht und Hinweisgeber keine Vergeltungsmassnahmen zu befürchten haben.

Dieses Verständnis ist vor allem in den Ländern wichtig, in denen eine Kultur zur Meldung von Missständen fehlt. Webuild passt deshalb seine Massnahmen an die verschiedenen Märkte an und testet verschiedene Kommunikationskanäle und Botschaften für unterschiedliche Regionen.